+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

Содержание

Факсимильная подпись на каких документах можно ставить 2021

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст.

313 НК РФ). Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст.

9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет.

В частности, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле. Отметим, что, в отличие от

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета. Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст.

9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания.

Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон. По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст.

9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

На какие документы можно ставить факсимильную подпись

В нем указывается:

  1. образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  2. период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
  3. Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  4. действия сторон в случае увольнения указанных лиц;

Подписывается соглашение собственноручными подписями.

В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле. Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т.

Где можно использовать факсимиле в России в 2021 году

В нем указывается:

  1. Ф.И.О. и работников, имеющих право использовать факсимиле;
  2. образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  3. действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  4. период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями.

В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – , , , налоговой отчетностью и т. д. В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно . Бланк соглашение об использовании факсимиле можно . Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем.

Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи .

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается. Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

  1. большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.
  2. отсутствие руководства либо высокая загруженность;

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии.

Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Согласно следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Факсимильная подпись: на каких документах ставить

Важно, чтобы коробка плотно закрывалась.

Назначить ответственного управленец может только приказом. Приказ о назначении ответственного за факсимильную подпись Однако использование факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях рискованно.

Сотрудник, который получает доступ к клише подписи руководителя, автоматически получает и соответствующие полномочия. Их он может применить в своих интересах.

Факсимиле на документах

Правовые основы.

Законность факсимильной подписи.

Судебная практика.

  1. Правовая основа факсимиле
  2. Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?
  3. Когда можно использовать факсимиле?
  4. Использование факсимиле при заключении договоров
  • Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле
  • Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
  • Факсимиле приказ
    1. Образец пример приказа на использование факсимиле
  • Что НЕЛЬЗЯ подписывать с использованием факсимиле: счет-фактура, доверенность, налоговые декларации …
    1. Свежие материалы
    2. Вексель и факсимиле
    3. Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации
    4. Налоговые декларации и факсимиле
    5. Счет-фактура и факсимиле
    6. Трудовой договор и факсимиле
    7. Доверенность и факсимиле
  • Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

    Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т.

    д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

    Составить этот документ можно так.

    г. Москва 01.02.2011 Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е.

    Источник: http://GarantR.ru/faksimilnaja-podpis-na-kakih-dokumentah-mozhno-stavit-2021-50016/

    Приказ об использовании факсимильной подписи образец 2021

    Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

    Следовательно, право сотрудника на подписание первичных документов должно быть регламентировано внутренними документами организации.

    Если сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ, должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером. Последнее требование в полной мере относится к изданию документа, наделяющего заместителя директора правом подписи счетов на оплату.

    Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать, в том числе личные подписи указанных лиц.

    Указанные должностные лица определяют порядок использования материальных носителей аналога собственноручной подписи (личный ключ электронной цифровой подписи, штамп с факсимиле) и несут персональную ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную и материальную) за их использование, а также обеспечивают их сохранность.

    Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

    Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ п.2 ст. 160, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.При взаимодействии со своими контрагентами использование факсимиле нужно установить по взаимному согласию.

    То есть условие об использовании клише включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон.

    Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок.

    При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица».

    В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.

    Приказ о факсимиле образец должен включать и прямой запрет на использование такой подписи: для нормативно-правовых актов, конкурсной документации, сертификатов соответствия продукции различным требованиям и т.

    д.

    Если условия возможности/невозможности применения факсимиле не прописаны, это тоже расценивается как запрет.

    Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур и некоторых других бумаг.Положение о факсимиле можно найти в Инструкции

    Приказ об использовании факсимильной подписи образец

    И нужно ли оформлять приказ на факсимиле?

    По мнению Минфина и налоговой использовать факсимиле на первичном документе нельзя письмо Минфина России от 15 марта г. сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено.

    В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах.

    ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Изготовление факсимиле (штамп подпись) Факсимиле — это своеобразная печать-клише, которая с идеальной точностью воспроизводит личную подпись руководящего лица какой-либо организации. Несмотря на почти двухвековую историю, использование такой подписи по-прежнему таит в себе множество правовых нюансов.

    В каких случаях можно применять факсимиле? Существуют ли специальные положения и инструкции об использовании клише вместо обычной подписи?

    Юридические моменты применения факсимильной подписи указаны в Гражданском кодексе РФ, кроме того, существуют специальные документы, прописывающие условия изготовления, учёта, хранения и уничтожения факсимиле.

    Положение о факсимиле можно найти в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле МВД России, различных регламентах органов власти, а также многочисленных инструкциях по делопроизводству, других документах. Кроме того, приказ о факсимиле образец встречается в Сети в формах различных договоров, утвержденных Минобрнауки и муниципалитетами.

    Традиционно в инструкции и приказе об использовании факсимиле указываются необходимость и порядок изготовления печати-клише, как хранится и кому выдаётся, при каких условиях, как уничтожается, а также ответственные лица.

    В обязательном порядке регламентирующие документы содержат перечень документов, где возможно проставлять факсимильную подпись без потери их юридической силы.

    Чаще всего приказ об использовании факсимиле образец разрешает использование подписи-печати в следующих документах:.

    Приказ о факсимиле образец должен включать и прямой запрет на использование такой подписи: для нормативно-правовых актов, конкурсной документации, сертификатов соответствия продукции различным требованиям и т.

    Обычно это касается трудовых договоров, доверенностей, счетов-фактур и некоторых других бумаг.

    Любой достаточно крупной организации, регулярно использующей факсимиле в своей документации, имеет смысл составить специальное положение, чтобы избежать юридических проблем.

    Если печатная подпись используется фирмой при взаимодействии с конкретными контрагентами, можно включить пункт о применении факсимильной подписи в договор или сделать специальный приказ о факсимиле образец, который можно отыскать на специализированных сайтах в Интернете.

    Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

    Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

    Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное». В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

    Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

    Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно наименование, ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

    Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

    Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам печать может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

    Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

    Необходимость, преимущества и использование

    Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

    • отсутствие руководства либо высокая загруженность;
    • большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

    Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

    Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

    Гражданско-правовые сделки

    Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

    Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

    Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

    Бухгалтерский и налоговый учеты

    Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

    Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

    К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

    Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

    В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной.  Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой»  подписи.

    Спорные позиции

    Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

    В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты  налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем.

    Законность

    Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

    Юридическая сила

    В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

    В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

    Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

    На счетах-фактурах и первичной документации

    В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

    До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна.

    Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса.

    Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

    Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

    Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

    Решение Высшего суда

    Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности  о возможности применения факсимиле.

    Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

    Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

    Возможные риски

    Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

    Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

    На практике директор может закрепить, что в течение рабочего дня факсимиле находится в пользовании ответственного лица, после окончания работы он передает его в сейф. В этом случае в течение дня сотрудник несет ответственность за использование подписи и при нарушениях может быть привлечен к ответственности.

    Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

    Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

    Документы для скачивания (бесплатно)

    • Приказ об изготовлении и использовании факсимиле
    • Соглашение об использовании факсимиле

    Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

    Когда разрешается и когда запрещается

    Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

    • письма благодарности;
    • грамоты, приглашения;
    • подтверждение оплаты по аккредитиву;
    • патенты, свидетельства, сертификаты;
    • результаты ЕГЭ.

    При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

    На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

    • законодательные акты;
    • декларации для налоговой;
    • трудовые договоры;
    • доверенности;
    • первичные документы;
    • счета-фактуры;
    • заявления физ и юрлиц.

    Порядок применения

    При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия:

    Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.

    Наличие такого документа в компании является подтверждением правомерности использования данной подписи.

    Правомерность использования факсимиле представлена на данном видео.

    Источник: investim.info

    Источник: https://ideiforbiz.ru/izgotovlenie-i-ispolzovanie-faksimile-podpisi-v-2021-gody.html

    Где можно использовать факсимиле в 2021 году – подписи, в России, на товарных накладных

    Изготовление и использование факсимиле подписи в 2021 году

    Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

    Где в 2021 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

    Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

    В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2021 году?

    Общие моменты

    Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

    https://www.youtube.com/watch?v=cp-WtB8xGKI

    Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

    Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

    Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

    Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

    Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

    • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
    • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
    • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
    • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

    Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

    Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

    В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

    Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

    Необходимые термины

    Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

    То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

    К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
    Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

    Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

    Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

    Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

    Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

    Каково его назначение

    Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

    • отсутствие ответственного лица;
    • высокая загруженность руководства;
    • большой объем документов, требующих подписи.

    Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

    Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

    Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

    Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

    При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

    Нормативное регулирование

    Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

    Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

    При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

    А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

    По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

    Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

    Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

    Где можно использовать факсимиле подписи

    Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

    Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

    До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

    Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

    Для подписания договоров

    Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

    Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

    Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

    При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

    Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

    Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

    Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

    На товарных накладных

    Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

    Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

    Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

    А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

    Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

    Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

    То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

    На актах выполненных работ

    Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

    Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

    При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

    : использование факсимиле

    И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

    В кассовых документах

    Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

    По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

    Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

    На счетах-фактурах

    Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

    Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

    Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

    В кадровых документах

    Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

    Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

    Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

    На доверенностях

    Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

    По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

    Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

    Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

    На бухгалтерских бланках

    Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

    Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

    В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

    Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

    Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

    Плюсы и минусы

    Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

    Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

    Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

    По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

    В соглашении с контрагентомДолжно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
    В рабочее время храниться факсимилеДолжно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
    В нерабочее времяСохранять клише следует в сейфе

    Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

    В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

    В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

    Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник: http://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.