+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Содержание

Выписка из штатного расписания – образец 2021

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Вся информация о кадровой структуре предприятия и размере зарплаты в разрезе должностей содержится в штатном расписании. Этот документ является коммерческой тайной любой компании, а сведения из него могут предоставляться выборочно, в зависимости от целей их получения. Информация, содержащаяся в нем, по одному или нескольким сотрудникам оформляется в виде выписки из штатного расписания.

Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна

Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.

Скачать актуальный для 2021 года образец выписки из штатного расписания.

В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.

В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.

Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.
Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:

  • полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
  • название документа и дату его составления;
  • номер и дату штатного расписания;
  • реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
  • дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
  • запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
  • подпись составителя.

При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.

Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.

Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.

Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (сокращение). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.

Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.

Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.
Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.

Кто может попросить сделать выписку

Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.

В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.

Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства.

Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании.

В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.

В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию.

При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера.

Для вступления в СРО могут понадобиться данные о количестве специалистов, которые выполняют те или иные виды работ и процентом соотношении таких сотрудников с общей численностью наемного персонала. В обоих случаях выписка готовиться без информации о должностных окладах.

Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.

В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.

Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, уволенного за прогул, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.

Если работник оспаривает увольнение по сокращению штата, то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.

Кто подготавливает выписку из штатного расписания

При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:

  • бухгалтер;
  • делопроизводитель;
  • юрист;
  • руководитель.

Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

  • распоряжение руководства компании;
  • заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
  • запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

21.06.2021 №154/78

Распоряжение

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya.html

Выписка из штатного расписания

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки).

Он позволяет обеспечить не персонифицированный учет кадров, поскольку не содержит конкретных фамилий, а только общие сведения о количестве штатных единиц и размере их тарифных ставок (окладов).

Отдельные данные общей сводной таблицы содержит выписка из нее. Как и исходник, она может составляться по форме Т-3 либо в произвольном порядке.

Она может потребоваться:

  • сотруднику организации (как правило, для доказательственной базы в суде при рассмотрении трудовых споров);
  • для предоставления в налоговую и трудовую инспекции, пенсионный фонд РФ, ФСС в порядке ответа на соответствующие запросы (например, при проверках деятельности организации, определении правильности исчисления трудового (страхового) стажа, размера должностного оклада и так далее);
  • для представления в комиссию по организации тендера.

Период ее действия составляет не более 1 календарного года, срок хранения – не более 5 лет. Информация постоянно актуализируется, поскольку на любом предприятии периодически меняется как количество сотрудников, так и размер их окладов.

Кто делает и подписывает выписку из штатного расписания?

Как правило, все вопросы, связанные с составлением и оформлением вышеозначенного документа, в учреждении решают 2 человека:

  • работник кадрового отдела. Его сфера ответственности – это правильное написание подразделений предприятия, наименований профессий (должностей), количества ставок;
  • бухгалтер. Он отвечает за правильное отображение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок.

Соответственно, своей подписью каждый из этих работников удостоверяет ту часть данного документа, которая имеет отношение к его профессиональной сфере. Если на предприятии действует кадровый отдел, то подпись ставит и начальник отдела кадров, и конкретный исполнитель – кадровик.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Ее унифицированная (единая) форма (так называемая форма Т-3) утверждена следующим нормативным правовым актом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако, работодатель вправе изменить ее содержание по своему усмотрению, исходя из условий своей работы, либо вести данный документ в произвольной форме.

В целом, для того, чтобы сделать выписку, нужно соблюдать следующий алгоритм:

  • верхняя часть документа должна содержать данные работодателя (полное и сокращенное наименование). Например: Общество с ограниченной ответственностью «Агромаш»,ООО «Агромаш»;
  • заголовок;
  • точная дата, когда был сделан документ;
  • реквизиты утверждающего приказа. Например: «Утверждено приказом № 01 от 01 июня 2021 г.»;
  • период действия. Например: «Вступило в действие с 01 января 2021 г.»Окончательный срок указывать не следует, поскольку нормативных сроков действия штатного расписания не установлено;
  • основная часть, которую следует сделать в точном соответствии с данными исходного документа.
  • Для ее получения работнику необходимо заполнить заявление. Как правило, она делается на фирменном бланке до 3 рабочих дней (см. статью 62 ТК РФ). Сама процедура абсолютно бесплатна.

Как сделать выписку из штатного расписания без окладов?

Как указывают многие кадровики, выписка без указания оклада не приобретает юридической силы, поскольку противоречит нормам постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Однако, на практике, такое нередко делают.

Выписка из штатного расписания для тендера

Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.

Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:

  • выписку;
  • заверенные копии трудовых книжек (трудовых договоров).

Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.

Образец выписки из штатного расписания форма Т-3

Для того, чтобы сделать выписку по форме Т-3 достаточно скачать ее типовой бланк и внести изменения согласно специфике своей организации.

Форма Т-3 содержит следующие данные:

  • наименование организации и номер документа;
  • дата составления и срок действия исходника;
  • содержательная часть, которая включает в себя 10 столбцов (их количество можно менять).

В последней части прописывают:

  • название структурного подразделения, его код;
  • должность, квалификация (разряд, категория). Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;
  • количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
  • тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
  • примечания.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из штатного расписания .docСкачать образец выписки из штатного расписания .doc

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Образец выписки из штатного расписания

Источник: https://prioritetspb.ru/2021/04/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya/

Как оформить выписку из штатного расписания – образец

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Выпиской считается документ, который оформляется в конкретной форме, при этом часть текста переписывается в точности с исходного документа. Запрос на выписку может исходить от проверяющих служб. При данном обстоятельстве заполнение этого документа должно быть согласно регламенту.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

  • в Пенсионном фонде;
  • в ФСС;
  • в налоговой или трудовой инспекции;
  • в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

  1. ксерокопия;
  2. скан-копия;
  3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

  • В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
  • Далее, чуть ниже идет наименование документа. Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.
  • После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.
  • В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
  • В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
  • Вторая колонка нужна для наименования специальности. Здесь же необходимо уточнить ее разряд.
  • Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
  • Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.
  • Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

  • Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.
  • В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.
  • Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

  • Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
  • Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.
  • Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
  • Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту. Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

Кто выдает и срок действия выписки?

Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

Справка о штатном расписании

Справка о штатном расписании необходима для того, чтобы отслеживать имеющиеся движения по штатному расписанию в течение определенного срока.

В данной справке может содержаться информация о том, сколько специалистов присоединилось в штат за определенный период, а сколько единиц было выведено из штата.

Составляет данный документ обычно руководитель отдела кадров и предоставляет его для утверждения руководителю организации. На справке должны стоять две подписи в итоге: начальника организации и руководителя отдела кадров.

Пример справки о штатном расписании можете скачать здесь бесплатно.

Как составить штатное расписание в программе 1С смотрите в видео-ролике:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/vypisku-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets.html

Выписка из штатного расписания, образец: как сделать и оформить справку, форму т 3с фамилиями, пример

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Каждое учреждение имеет в своем портфеле документов штатное расписание с перечнем должностей и сотрудников. Это документ, который содержит общие сведения о кадровом составе. Обычно документ просматривают проверяющие из различных инстанций, чтобы иметь представление о количестве работников и сверить прочие бумаги, которые касаются финансовой сферы.

Каждый сотрудник имеет право взять выписку из него, чтобы проверить данные о себе или предоставить информацию в разные инстанции. Как оформить выписку из штатного расписания, кто ее выдает и какие сведения в ней содержатся.

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут составлять штатный регламент в свободной форме, но многие предпочитают использовать привычную форму Т-3, которая регламентирована Госкомстатом РФ (постановление №1 от 05.01.04.).

В свою очередь Трудовой Кодекс РФ в статьях 62 и 88 регламентирует права работников предприятия получать официальные сведения об условиях своего труда. Эти статьи утверждают право сотрудников требовать выдержки из внутренних бумаг, к которым и относиться данный вариант.

Выписки из штатного расписания могут быть затребованы для предоставления в трудовые инспекции, фонд пенсионного или социального страхования, а также для конкурсов и вступления в СРО.

Инспекции требуют этот документ в ходе регулярных проверок условий труда, а фонды – для правильного начисления выплат и страховых взносов, а также установления трудового стажа.

Помимо этого, выписка из штатного расписания требуется для участия работника в судебных разбирательствах, которые проводятся в случаях увольнения без причины, незаконного сокращения или производственного конфликта между работником и работодателем.

Важно! Для участия в конкурсе тендеров выписка из штатного расписания предоставляется обязательно в пакете с прочими документами, касающимися взаимоотношений рабочих и предприятия.

Что касается СРО, то эти организации призваны контролировать деятельность компаний, и если фирма хочет вступить в ее ряды, то обязана предоставить все необходимые бумаги, в том числе и данную выдержку. Эта бумага дает полное представление о количестве работников, а соответственно, и их эффективности, об издержках предприятии на заработную плату.

Процесс оформления

Как оформить выписку из штатного расписания. Она может быть составлена в произвольной форме или в виде бланка Т-3 – это остается на усмотрение отдела кадров, который данный документ и составляет.

В штатном расписании обязательно должны присутствовать:

  • перечень подразделений в структуре предприятия;
  • название должностей и специальностей, а также фамилии сотрудников их занимающие;
  • квалификации работников;
  • информация о количестве рабочих единиц;
  • данные о заработной плате, включая ставки, надбавки и фонд оплаты труда (ФОТ).

Составляет выдержку рабочего распорядка специалист по кадрам, поскольку у него хранится вся необходимая информация, касающаяся сотрудников и их заработной платы.

 Свои подписи ставят исполнитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров, который заверяет таким образом полученный документ. В случае, если таких должностей нет на предприятии, бланк подписывает сам руководитель или лицо, его заменяющее.

Ставить печать в штатном расписании не требуется, это касается и произвольной формы, и бланка Т-3.

Структура

Как сделать выписку из штатного расписания и соблюсти все правила. Для начала следует правильно составить сам регламент работников, ведь по своей форме выдержка должна в точности соответствовать оригиналу.

Она состоит из трех частей:

  • вступительной – с прописанными фамилиями руководителей и составителей бумаги, датой составления, номером приказа, полным названием компании и ее юридической формой;
  • содержательной, где указывается информация о сотрудниках в виде таблицы;
  • заключительной – место для подписей ответственных лиц.

Данный документ создается на базе рабочей распланировки, которая содержит все актуальные изменения в коллективе сотрудников на данный период времени.

Причем в нем указываются не только имеющиеся должности, но и работа по совместительству, если для сотрудников данная деятельность является основной.

Если такая распланировка потеряла актуальность вследствие изменений на предприятии, выдержка делается на основе старой, поскольку новая может вступить в силу только через 2 месяца.

Важно! Если структурное подразделение на предприятии было переименовано, а сотрудник по рабочему контракту числиться в старом, то перевести его в новое подразделении можно только по его письменному соглашению.

Содержательная часть представлена в виде таблицы, в которой указана вся информация о сотрудниках:

  1. Наименовании должности.
  2. Код должности.
  3. Должность, разряд и класс.
  4. Количество рабочих единиц.
  5. Тарифная ставка.
  6. Ученая степень.
  7. Режим работы.
  8. Ответственность.
  9. Общая заработная плата.
  10. Примечание.

Графы с пятой по седьмую определяют сумму возможных надбавок, которые суммируются с окладом в итоге. Все суммы указываются в рублях, но в случае бестарифной оплаты или смешанной возможно прописывать их в виде процентов или коэффициентов.

 Следует знать, что по закону руководитель не имеет права ставить разные оклады лицам, занимающим одинаковые должности, но надбавки у них будут различны, поскольку опыт, ответственность и квалификация могут отличаться.

Каждая надбавка должна быть документально подтверждена.

! Письмо рекомендация с места работы: образец характеристики сотрудника

Работник имеет право запросить выписку из рабочего расписания, где будет указаны его условия труда, написав заявление и подав его в отдел кадров. Кадровик оформляет сотруднику его выписку в течении 5 рабочих дней.

Готовый документ будет действителен на протяжении всего времени, пока действует составленный список работников, то есть до выхода нового штатного расписания, обычно в течение 1 года.

Срок хранения выписки – 5 лет в отделе кадров и 75 лет в архиве предприятия, поскольку она относится к важным внутренним документам.

Образец

Пример выписки можно найти в Сети или на сайте Госкомстата, выглядеть по форме Т-3 он будет следующим образом:

А произвольная форма может быть представлена так:

По законодательству, предприятие оформляет выписку в любой из этих двух форм по собственному усмотрению.

! Как оформить увольнение по собственному желанию: запись в трудовой книжке

Справка

Помимо выписки, существует и справка о штатном расписании. Это внутренний распорядительный документ, который подается от начальника отдела кадров руководителю компании.

Зачем она нужна? Поскольку в справке перечисляются все введенные и выведенные рабочие единицы, руководитель компании получает полную картину движения рабочей силы, проще говоря может понять масштабы «текучки» в компании и предпринять соответственные меры.

В справке указывается:

  • отчетный период времени;
  • введенные рабочие единицы (должность и ФИО нового сотрудника);
  • выведенные единицы (количество сотрудников и должность с ФИО).

Справка подается вместе с составленным списком всех работников и должностей для анализа движения рабочей силы внутри организации.

Образец справки

: образец штатного расписания

Штатное расписание – это обязательный документ, который необходим каждой организации, составляется в произвольной форме или на бланке Т-3.

Эта бумага помогает не только ознакомиться с контингентом сотрудников, но и проанализировать движение кадров, условия труда работников и размер их заработной платы.

Такое расписание требуется не только проверяющим, но и руководству компании для анализа, улучшения рабочей атмосферы и повышения эффективности трудовой деятельности.

! Когда возможно отстранение от работы сотрудника работодателем

Источник: https://uristi.guru/trudovoe-pravo/kak-oformlyaetsya-vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets.html

Выписка из штатного расписания в 2021: образец, скачать пример и как сделать?

Как сделать выписку из штатного расписания правильно

Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

  • название документации;
  • дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2021»);
  • название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
  • заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
  • примечания;
  • занимаемая должность заверившего и его подпись;
  • печать для заверки документов.

Скачать образец выписки из ШР в формате .xls

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

  • надпись «Верна»;
  • дата заверки документации;
  • должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

  • приказ, согласно которому человек принят на работу;
  • выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

  • копия выписки из утвержденного ШР;
  • документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться  с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/vypiska-c-raspisaniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.