+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Содержание

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Функции.

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Процедура внесения изменений в должностные инструкции

Чтобы успешно справиться с задачей, нужно ознакомиться с основными моментами разработки должностных инструкций: взять копии нормативных актов*, решить в каком стиле будет написана инструкция (она должна быть простой и понятной, задачи и функции – максимально конкретизированы).

В настоящее время сложился традиционный подход к составлению должностной инструкции, согласно которому должностная инструкция состоит из пяти разделов.

Таким образом, работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, в том числе путем разработки должностных инструкций, но в пределах границ, определенных государством.

Необходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера.

1. Общие положения

1.1. Менеджер по товарному учету относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность менеджера по товарному учету принимается лицо, имеющее [вписать нужное] профессиональное образование и стаж работы не менее [значение] лет.

1.3. Менеджер по товарному учету должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

– основы экономики, организации производства, труда и управления;

– порядок приема, движения, перемещения товара;

– ассортимент продукции;

– правила ведения документации;

– порядок оформления отчетности о проделанной работе;

– основы делопроизводства;

– основы социологии, психологии и мотивации труда;

– этику делового общения;

– методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

– основы законодательства о труде;

– правила и нормы охраны труда.

3. Права

Менеджер по товарному учету имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.3. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.4. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.

Образец журнала выдачи должностных инструкций

Внимание

Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним. Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Нужен ли?

Следует отметить, что за отсутствие журнала ознакомления сотрудников с должностными инструкциями контролирующие органы при очередной проверке не накажут, учитывая, что его необходимость ведения законодательно не регламентирована.

И, тем не менее, журнал желательно оформить в связи с тем, что указанный документ решает несколько задач, а именно:

  • позволяет обезопасить работодателя от претензий работника с обвинением в отсутствии данных о круге обязанностей;
  • систематизирует информацию о распределении всех обязанностей меж принятыми в компанию работниками.

Форма и структура

В частности, формуляр будет складываться из следующих сведений:

  • порядковый номер;
  • дата создания инструкции;
  • дата утверждения ДИ;
  • название, то есть инструкция либо же изменения в нее же;
  • должность, под которую разработан документ;
  • отдел, к которому должность относиться;
  • дата внесения изменений;
  • какие пункты были изменены либо же добавлены;
  • Ф.И.О. сотрудника ознакомившегося с инструкцией;
  • подпись работника.

Пример:

Должностные инструкции

Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации.

разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами (юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела (подразделения), третий — у работника.

Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу

Именно поэтому при решении указанного вопроса следует руководствоваться нормами Постановления №65-ст. В п.3.16 сказано, что инструкция может быть утверждена двумя способами, а именно: Как правило, должностная инструкция создается к должности, а не к конкретному работнику.

Утверждение

Подготовленный документ утверждается руководителем или уполномоченным лицом на основании приказа. Он содержит:

  • реквизиты организации;
  • требование об утверждении приказа;
  • перечень лиц, которым поручен контроль за исполнением.

Заверяется подписью директора и специалиста отдела кадров. Приказ хранится на предприятии совместно с дубликатом инструкции и трудовыми договорами.

Правила составления и оформления должностных инструкций

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки.

Источник: https://freestop.ru/bankrotstvo-ip/13401-kak-vesti-zhurnal-registracii-s-dolzhnostnymi-instrukciyami-v-lyuboy-kompanii.html

Форма журнала регистрации должностных инструкций

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Журнал регистрации должностных инструкций зачастую считается необязательным документом, не требующим особого внимания. Разработка и учет должностных инструкций – вопросы, которым придается слишком мало значения, несмотря на то, что должностная инструкция является частью локальной нормативной базы предприятия.

  1. для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.
  2. как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
  3. как проходит разработка и учет должностных инструкций;

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника.

Должностная

Образец ведения журнала должностных инструкций

/ / 19 декабря 2021 0 Журнал регистрации должностных инструкций — образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций.

Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации.

Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз.

6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Наличие данного журнала не является обязательным требованием, равно как и применение самих ДИ, однако на практике большинство работодателей считают их использование целесообразным.

Журнал регистрации должностных инструкций

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов: 1. Обычно она оформляется в 2 экземплярах.

После подписания сотрудником один экземпляр передается ему на руки, а другой хранится в отделе кадров (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Журнал регистрации должностных инструкций образец рб

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компанииРазработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компанииЗачем необходимо регистрировать должностные инструкцииОбщая структура журналовТитульный листОбратная сторонаСтраница об ответственных за ведениеЖурнал регистрации должностных инструкций — образецДля чего нужен журнал учета должностных инструкцийЖурнал регистрации должностных инструкций: структура документаКак инструкции регистрируются в журналеГде скачать образец документаИтогиКнига (журнал) регистрации должностных инструкцийБланк документаСкачать образец документаРегистрация

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным.

Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников. Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет: Учитывать наличие разработанных ДИ. Контролировать их обновление.

Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.

Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

статьи Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников. Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет: Учитывать наличие разработанных ДИ. Контролировать их обновление.

Журнал регистрации должностных инструкций — образец — все о налогах

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным.

Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет: Учитывать наличие разработанных ДИ.

Контролировать их обновление.

Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.

Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.

Пример заполнения журнала выдачи инструкций

10 Апреля 2021 в 15:43 В организациях существуют инструкции – должностные, по охране труда, по порядку организации и проведения массовых мероприятий и т.д. Некоторые из них выдают работникам под роспись.

Для учета выдачи существует журнал выдачи инструкций работникам. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Книга учета используется в том случае, если работодатель выдает свои внутренние локальные нормативные акты непосредственно сотрудникам либо руководителю какого-то подразделения.

Оба указанных нормативных

Журнал регистрации должностных инструкций — образец

Профстандарты и должностные инструкции Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 03 марта 2021 данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру.

Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье. Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета.

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Обратите внимание! Журнал регистрации должностных инструкций (далее — ДИ) оформляется в виде прошнурованной и пронумерованной книги.

На титульном листе указывается название: «Журнал учета должностных инструкций» или «Книга регистрации…», даты начала и окончания, должность и Ф. И. О. лица, ответственного за ведение.

В структуру журнала могут входить такие графы: Номер по порядку. Дата поступления документа. Наименование и реквизиты документа с указанием названия должности, к которой он относится (ДИ, изменение ДИ).

Место хранения: структурное подразделение, в котором по штатной структуре числятся штатные единицы по должности.

Возможно Вас так же заинтересует:

Источник: https://em-an.ru/forma-zhurnala-registracii-dolzhnostnyh-instrukcij-70519/

Журнал регистрации должностной инструкции

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

— применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним. Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.

Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

  • Образец Положения о должностной инструкции.

Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним образец

Бланк журнала регистрации должностных инструкций и изменений к ним гост.

На каждую номенклатурноучетную позицию, для каждого наименования и вида драгоценных металлов и драгоценных камней, а также размера их и. Настоящий приказ и Инструкцию опубликовать в журнале Законность и. Акт технического расследования является обязательной частью материалов.

Форма журнала регистрации должностных инструкций и изменений к ним. Как должен вестись журнал регистрации должностных инструкций инструкции составляются на должность или. Журналы учета и регистрации. Пройдите новый тест Проверьте себя.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные.

Новая форма счетафактуры с года бланк и образец заполнения. Свиток Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в государственных. Журнал учета сообщений, поступивших по.

какие должны быть журналы регистрации и как их. Внесение изменений в должностную инструкцию образец распоряжения. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения.

Форма и образец журнала регистрации. Я жительница Крыма, журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним приложение к Положению о должностных инструкциях в организации.

Образец журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним образец. Инструкций и изменений к Проекты штатных расписаний, документы по их разработке и изменениям к ним. Базы данных, перечни, реестры, журналы регистрации лицензий, разрешений и.

0 просмотров0 комментариев

Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним (приложение к Положению о должностных инструкциях в организации) (образец заполнения)

Регистрационный номер должностной инструкции — это «порядковый номер — индекс «ДИ»/год», например должностная инструкция N 4-ДИ/2012. 2. Графа «Примечания» включает любую необходимую информацию, например указание на дату сокращения должности и передачи должностной инструкции в архив, пометки о количестве копий, выданных работнику на основании ст.

62 ТК РФ, и др.

Помощь юриста на сайте

  1. Задайте вопрос и получите ответ в течение 10 минут
  2. Составим качественно юридический документ
  3. Специализируемся во всех областях права

Спросить юриста Договоры по группам Договоры по тегам Цитата на века Бережливость может считаться дочерью благоразумия, сестрою умеренности и матерью свободы.

Источник: http://domzalog.ru/zhurnal-registracii-dolzhnostnoj-instrukcii-66644/

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании. Журнал учета должностных инструкций

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

  1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
  2. Контролировать их обновление.
  3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
  4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
  5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
  6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
  7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления  сотрудников,  учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

  1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
  2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления  работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

  • регистрации ДИ;
  • ознакомления с ДИ.

Состав листа учета Должностных Инструкций

В журнале, фиксирующем должностные инструкции, в обязательном порядке должна быть отражена сведения о самом акте документа, которая что записывается в информационную таблицу.

Структура ее полей обуславливается каждым предприятием самостоятельно.

Информационная таблица может содержать в себя последующие графы:

  • Порядковый госномер журнала.
  • Дата принятия Должностных Инструкций.
  • Дата внедрения во влияние.
  • Основание для внедрения в действие (в случаи если данное потребуют внутренние утверждения по документообороту).
  • Наименование должности, для которой разработана Должностная Инструкция.
  • Наименование подразделения, в структуру которого введена должность.
  • Если существовали изменения, то номер области, в который изменения записывались.
  • Дата внесения этих перемен.
  • Место сохранения подлинников (оригиналов).
  • Место сохранения ксерокопий (копии).

Если в журнале не имеется бланк с закреплением отвечающих за его ведение, то в таком случаи следует дополнить поля с Фамилией Имя Отчество  и личной роспись отвечающего.

Закон

В начале документа дается ссылка на Приложение 10 Методических рекомендаций под номером 80, утвержденных Минтрудом 17 декабря 2002 года.

С 13 мая 2004 года Минтрудом были утверждены поправки в эти Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда. Именно последними рекомендуется к использованию такая форма журнала выдачи инструкций.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2021 году

Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Основные требования

Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

Источник: https://urxpert.info/trudovoe-pravo/kak-vesti-zhurnal-registratsii-s-dolzhnostnymi-instruktsiyami-v-lyuboj-kompanii-zhurnal-ucheta-dolzhnostnyh-instruktsij.html

Журнал регистрации служебных записок в организации – Дело

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке. 

Как делать НЕ НАДО

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Как делать НАДО

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое.

Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах.

Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:

  • Инструкции
  • Положения
  • Регламенты
  • Приказы по основной деятельности
  • Распоряжения (указания)
  • Планы
  • Графики
  • Отчеты
  • Акты
  • Протоколы
  • Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

  • Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:
  • (все картинки кликабельны)

На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Индексация

Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:

Приказ от 02.11.2015 №123

Источник:

Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

  • Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
  • Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
  • Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
  • Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.
  • Речь идёт не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.
  • Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:
  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определённый день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

  1. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.
  2. В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
  3. Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несёт информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.

Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу – бумажному носителю – всё же предъявляются.

Скачать образец журнала регистрации служебных записок

Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании – число, когда журнал был заполнен – ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-47-92 (Москва) 

Это быстро и бесплатно!

Источник:

➤ Журнал регистрации служебных записок: образец документа

Расскажем, для чего в компании используют служебные записки. Объясним, как регистрировать и правильно оформить журнал учета служебных записок.

Образцы документов:

Для чего нужно вести в компании журнал регистрации служебных записок

Служебная записка — внутренний документ, инструмент обратной связи как по горизонтали, так и по вертикали.

Она содержит сведения, которые нижестоящий сотрудник считает необходимым сообщить вышестоящему, или же данные, которые передают другому подразделению в рамках информационного обмена.

В зависимости от соподчиненности адресата и автора, этот вид внутренних документов имеет инициативный или информационный характер. 

Если служебная записка составлена нижестоящим сотрудником, она, как правило, содержит описание проблемы, мешающей эффективному выполнению работы или какого-то отдельного задания, а также предложения по ее решению и устранению. Такие записки еще называют докладными. 

Пример Сотрудник информирует непосредственного руководителя, что для своевременного прибытия к месту командирования он вынужден использовать личный транспорт. На основании служебной записки, согласованной с руководителем подразделения, сотруднику возместят расходы на командировку и использование личного автомобиля.

Информационный характер имеют те служебные записки, которые одно должностное лицо адресует другому. Таким документом информируют о ходе выполнения какой-либо работы, о наступлении какого-либо события.

Пример служебной записки

Скачать образец

Форма служебной записки позволяет включать в текстовое содержание не только факты, но и конкретные предложения. На основании такого документа руководство принимает управленческие решения, которые имеют и юридические, и финансовые последствия.

Источник: https://okarb.ru/kadrovyj-uchet/zhurnal-registratsii-sluzhebnyh-zapisok-v-organizatsii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.