+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году

Содержание

Электронные трудовые книжки с 2021 года – как подготовиться к переходу? Новая ежемесячная отчетность

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году

Всем привет! Информация о том, что в 2021 году вводится новая система отчетности уже приходит в организации от налоговых органов. Законопроект уже подписан Президентом и опубликован, а значит уже можно подготавливаться к изменениям.

2021 год для работодателей будет переходным периодом, в котором необходимо будет поменять нормативные акты и предупредить сотрудников о возможности сохранить ведение бумажной трудовой или перейти на электронную. Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован на 01.01.2021 года. А вот сдавать новую отчетность (СЗВ-ТД) будем уже с 2021 года.

Недавно я была на семинаре посвященной теме электронных трудовых книжек и в этой статье я расскажу, какие изменения планируются в связи со вступлением данного законопроекта, укажу все ссылки на официальные источники, по которым вы сможете отслеживать дальнейшие изменения и расскажу, что необходимо будет сделать в  2021 году в связи с этими изменениями.

Свидетельство о прохождении семинара-практикума по теме: Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки — законопроект

В июле 2021 года был зарегистрирован и направлен в Государственную думу законопроект № 748684-7 “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

На данный момент Законопроект прошел все стадии — чтения и рассмотрения и уже опубликован. Все изменения при принятии данного законопроекта касаются информации о трудовой книжке. В статьи ТК РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, в которых упоминалась трудовая книжка, будут внесены поправки:

  • Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — они касаются приема / передачи трудовой книжки. Т.е. в статьях раньше было указано, что, например, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику, в течение 3-х дней после запроса. А раз теперь существует вероятность, что трудовая книжка не будет вестись в организации, то данное дополнение урегулирует эту ситуацию.
  • Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
    • Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые — тут речь идет о том, что при устройстве на работу раньше человек предъявлял трудовую книжку, а теперь может предъявить сведения о трудовой деятельности.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется — говорится о том, что если на работу принимается лицо, поступающее на работу впервые, ему работодатель заводил трудовую книжку. А теперь все поступающие впервые на работу с 2021 года не будут иметь бумажной версии трудовой книжки.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — в данном пункте говорилось о том, что при устройстве на работу, если у сотрудника нет трудовой книжки из-за потери или порчи, то работодатель по заявлению сотрудника оформлял новую. А теперь, если у сотрудника она не ведется на основании законопроекта, то делать этого не нужно.
  • Статья 66. Трудовая книжка.
    • За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — тут говорится о внесении записей о трудовой деятельности сотрудника, а поправка вносит исключения.

А также статья 66 дополнена достаточно большим фрагментом содержания, в котором говорится о том, что:

  • Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.
  • Сведения о трудовой деятельности включают в себя:
    • Информацию о работнике,.
    • Его трудовой функции.
    • Переводах.
    • Увольнениях.
    • И указания оснований для прекращения трудового договора.
  • Работники, поступающие на работу могут предъявить сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой, или взамен ее.
  • Получить сведения о трудовой деятельности гражданин может:
    • У работодателя.
    • В МФЦ.
    • В Пенсионном фонде.
    • На Госуслугах.
  • Работодатель выдает сведения о трудовой деятельности работника не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения сотрудника.
  • При обнаружении ошибки в сведениях сотрудник может написать заявление и работодатель обязан исправить или дополнить их.

Скачать Федеральный закон о внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)

В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2021 года осуществляют следующие мероприятия:

1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).

2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.

3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.

4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет. Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника –  30 июня 2021 года включительно.

Т.

к законопроект прошел уже все сдадии, можно уже в 2021 году приступать  к изменению нормативных актов, связанных с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их словами — “и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам –  “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. И все)

Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо оповестить всех сотрудников о том, что они могут сделать выбор — продолжать ли вести трудовую в бумажном формате или перейти на сведения о трудовой деятельности.

Если сотрудник напишет заявление о том, что хочет что бы ему продолжили вести трудовую книжку, мы продолжим ее вести.

Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку… Нет… никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)

Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам… компьютерам и технологиям… А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть… задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.

Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.

Изменения в  правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) после введения электронных трудовых книжек

При переходе на электронную трудовую книжку не нужно заключать доп. соглашение с сотрудниками. А вот ознакомить их с новыми правилами внутреннего трудового распорядка будет необходимо.

Как я писала выше, изменения в правилах внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек легко изменить, если у вас данный акт сохранен в электронном виде. В разделе о приеме и увольнении сотрудников укажите новые условие о документах, которые сотрудник передает работодателю при трудоустройстве, а также получает при увольнении:

  • При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет Работодателю:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

    • Если трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка оформляется Работодателем, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется.
    • В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.
  • В день прекращения трудового договора Работодатель обязан выдать Работнику трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности и произвести с ним расчет.

Образец ПВТР 2021 года с включенными изменениями по электронной трудовой книжке можете скачать тут — Правила внутреннего трудового распорядка на 2021 год (ПВТР).

Может ли работник оставить ведение бумажной трудовой книжки

Источник: https://vikabuh.ru/elektronnye-trudovye-knizhki/

Электронные трудовые книжки с 2021 года: что нужно знать работнику и работодателю

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году

С 1 января 2021 года вводятся электронные трудовые книжки. Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ вносит изменения в ТК РФ. Разбираемся, как новшества повлияют на работника и работодателя.

Что нужно знать работнику

Введение электронных трудовых книжек позволит минимизировать риски утраты данных о стаже работника и значительно облегчит процесс назначения ему пенсии.

Ранее работнику, чтобы получить сведения о трудовой деятельности, нужно было запрашивать выписку из трудовой книги, что добавляло отделу кадров бумажной работы.

Теперь получить сведения о трудовой деятельности работник сможет:

  • у последнего работодателя (в бумажном или электронном виде);
  • по запросу в ПФР или МФЦ (в бумажном виде);
  • на сайте ПФР или портале Госуслуг (в электронном виде).

Действующие сотрудники и принятые на работу в 2021 году имеют право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки. Для этого нужно подать соответствующее заявление до конца 2021 года.

Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления сведения в бумажную версию заноситься не будут. Бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.

Если работник не согласен с оформлением трудовой книжки исключительно в электронном виде, ему следует не позднее 31 декабря 2021 года подать на заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.

С 1 января 2021 года для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения, будут заводиться только электронные трудовые книжки.

Что нужно знать работодателю

Вместо понятия «трудовая книжка» вводится новое — «сведения о трудовой деятельности». К сведениям о трудовой деятельности относятся: прием на работу, место работы, должность, квалификация, перевод, увольнение и основания прекращения трудового договора.

Данную информацию работодатель будет обязан направлять в электронном виде в ПФР ежемесячно. Дополнительные программные ресурсы для этого не требуются – сведения будут предоставляться через существующую систему персонифицированного учета ПФР.

Что требуется от работодателя в переходный период:

1) Внести изменения в текст локальных нормативных актов, трудовых и коллективных договоров.

Необходимо пересмотреть документы, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и при необходимости внести изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

2) Уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки.

До 30 июня 2021 года включительно работодатель обязан уведомить работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки, а также проинформировать их о праве сохранения бумажной версии трудовой книжки.

Для этого необходимо подготовить соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников под подпись.

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

3) Принять от работников заявления на оформление электронной трудовой книжки или сохранение бумажной трудовой книжки.

До 31 декабря 2021 включительно работники должны написать соответствующие заявления.

Если работодатель получил от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления дублировать сведения в бумажную книжку будет не нужно. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если до конца 2021 года работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель должен вести трудовую книжку в бумажной и электронной форме одновременно.

4) Отправлять сведения в ПФР ежемесячно.

С 1 января 2021 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения.

Подробнее о новой форме отчетности вы узнаете на вебинаре «Бухгалтерская и налоговая отчетность за 2021 год. Знаем, что делать в 2021»

_________________________________________________________________________________________

Любим «1С» , сопровождаем с любовью

Наш телефон: +7 343 222 12 50

Наш сайт: sopr1c.ru

Больше статей ищите здесь

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ddb74cae5f20d1efbfef0d7/5dfa2ebd16ef9000ae2e12c1

Образец записи в трудовой книжке об увольнении 2021 года

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году

Образец записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию 2021 года – важный рабочий момент, игнорирование которого приводит к штрафам для начальников и проблемам для их бывших сотрудников. Ведь, имея на руках подобный фото-пример – можно отстоять свои права уже на этапе получения документов при увольнении.

О том, как правильно оформить в данной ситуации этот кадровый документ с точки зрения действующего законодательства РФ, а также обо всех особенностях данного процесса и о том, как себя вести работнику, если работодатель отказывается ставить соответствующую отметку – расскажет один из авторов сайта «Юридическая скорая» Олег Устинов.

Итак, несмотря на тот факт, что Трудовой кодекс Российской Федерации очень плотно и жёстко регулирует вопросы, касающиеся оформления кадровой документации, в чём можно убедиться, посмотрев нашу прошлую статью о документах в личном деле сотрудников – кадровики продолжают сталкиваться с проблемами в данной области.

Некоторые из них касаются, прежде всего, противоречий, которые имеются в самом ТК РФ, а также «Инструкции по заполнению ТК», которая была утверждена 10.10.2003 года. Для начала, давайте рассмотрим образцы заполнения трудовых книжек, актуальных в 2021 году и установленные правила.

Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году

Основная часть документа, в которую вносится информация о трудоустройстве работника, а также его увольнении, представлена в виде таблицы, состоящей из 4 граф. Оформление ТК при увольнении сотрудника по собственному желанию выглядит следующим образом:

  1. В первой графе указывается порядковый номер записи (кроме того, по всему документу проставлена «сквозная» нумерация).
  2. Во вторую графу вписывается дата. Месяц и день должны быть обязательно проставлены двузначным числом, а год – только четырёхзначным (например, 06.02.2021).
  3. В третьей графе записывается основная причина и основания, согласно которым работник увольняется. При этом, каждая из таких причин должна сопровождаться ссылкой на статью, пункт и номер части.
  4. В последней, четвёртой графе, должны быть записаны реквизиты приказа о расторжении трудового договора нанимателя с сотрудником.

Под перечисленными основаниями со ссылками на статьи действующего законодательства РФ (обязательно проверьте, действует ли данное положение, не было ли она изменено или исключено из законодательной базы) работник-кадровик, который заполняет трудовые книжки ставит свою подпись вместе с подписью увольняемого сотрудника, выражая таким образом своё ознакомление и согласие со всеми перечисленными пунктами и причинами увольнения. После этого страница должна быть заверена фирменной печатью организации нанимателя, если таковая имеется.

Напоминаем, что все данные вносятся в документ с максимальной чёткостью и аккуратностью, ведь порой даже незначительная пометка или помарка может выступить основанием для судебных разбирательств в будущем.

Запись в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию 2021 г

Юристы сайта «Юридическая скорая», к сожалению, всё чаще сталкиваются с трудностями формулирования записи об увольнении, возникающими у кадровиков. И это совсем не удивительно. Ведь, по сути, в современном законодательстве нет однозначной, чётко обозначенной позиции об использовании определённого варианта данной формулировки.

К примеру, в том же пункте 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации указано: «расторжение трудового договора по инициативе сотрудника», в то время как в Инструкции рекомендуется писать «увольнение по собственному желанию». Мы же наиболее склонны к варианту «по инициативе сотрудника», ведь её практически невозможно оспорить, так как она приведена в законодательстве.

Вместе с тем, каждая из фраз может иметь не только собственную трактовку, но и основание. Специалисты, являющиеся сторонниками слова «уволен» отсылают нас к статье 66 Трудового кодекса, согласно которой в трудовую книжку заносятся сведения о фактическом прекращении рабочих отношений между сотрудником и работодателем.

Важно: Некоторые юристы в 2021 году настаивают, что, в первую очередь, законной силой обладает формулировка статьи кодекса, являющаяся первостепенным актом для самого нанимателя, в которой фигурируют слова «договор расторгнут», а также «прекращён».

Существует ещё одна точка зрения, сторонники которой утверждают, что так как информация в книжку вносится на основании приказа, то и содержание внесённой информации должно соответствовать его тексту.

А, так как установленная форма данного приказа носит название «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) договора с работником (увольнении)», то можно сделать вывод, что все эти понятия являются тождественными друг другу.

Таким образом, допустимо использования каждого из них.

Вместе с этим, на практике ситуация может сложиться и таким образом, когда слово «уволен» будет вписано неуместно. К примеру, работодатель не имеет возможности уволить сотрудника по причине его смерти, но может прекратить договор.

Кроме вышеперечисленного, сегодня существуют и иные варианты записи о прекращении работником трудовой деятельности, которые могут быть использованы кадровиком. Вот некоторые из них:

  • Уволен;
  • договор прекращён;
  • договор расторгнут.

Образцы записи об увольнении в трудовой книжке 2021 года

Теперь, давайте рассмотрим практические образцы записей об увольнении работников в зависимости от причины.

Например, сотрудники прекращают трудовую деятельность в ООО «Буран» по 3 самым часто упоминаемым основаниям:

  1. в связи с сокращением штата;
  2. по причине перевода на другое предприятие;
  3. и по собственному желанию.

Поэтому, заполняя трудовые книжки, мы нарочно использовали такие допустимые формулировки как:

  • уволен;
  • прекращён;
  • расторгнут.

Рассмотрим приведённый ниже образец записи. Как видите, пометка об увольнении по собственному желанию имеет текст аналогичный тексту в статье 77 Трудового кодекса РФ.

Теперь, перейдём к другому образцу – как сделать пометку об увольнении в трудовой книжке в случае, если сотрудник уходит по переводу на новое место работы. В данном случае уместнее всего оформить увольнение в порядке перевода, сделав соответствующую ситуации запись о «прекращении договора».

При этом, в нашей практике нередко встречаются неприятные для обеих сторон обстоятельства, когда работника увольняет работодатель за определённые недочёты или ошибки. А поэтому, не лишним будет рассмотреть и вариант увольнения, например, при сокращении штата.

Тут лучше всего будет использовать формулировку «Уволен по инициативе нанимателя по причине сокращения численности сотрудников организации…».

Также, не лишним будет при внесении отметок об увольнении, использовать соответствующие формулировки, которые предусмотрены действующим законодательством РФ. Однако, рекомендуем при этом отдавать всё же предпочтение тем, что уже внесены в ТК РФ.

После того как мы рассказали о том, как происходит заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию в 2021 году и рассмотрения ситуации с увольнением сотрудника по инициативе нанимателя – стоит упомянуть и об ответственности кадровика и работодателя в случае нарушения установленных правил.

Ответственность за ошибки, связанные с трудовыми книжками в 2021 году

При грубом нарушении правил хранения, ведения, а также учёта кадровой документации сотрудников наступает ответственность, согласно статье 5.27 КоАП Российской Федерации, а именно:

  • для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч российских рублей;
  • для ИП и должностных лиц – предупреждение или же штрафные санкции в размере от 1 до 5 тысяч российских рублей.

Стоит отметить, что при повторном выявлении нарушения суммы возрастают:

  • для юридических лиц – до 70 тысяч российских рублей;
  • для ИП и кадровиков – до 20 тысяч российских рублей.

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы или Вы хотите получить разбор конкретно Вашей ситуации – напишите дежурному юристу и получите оперативный, квалифицированный и бесплатный ответ!

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://law-03.ru/zapis-ob-uvolnenii-v-trudovoy-knizhke-obraztsy/

Электронные трудовые книжки с 2021 года

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2021 № 439-ФЗ с 2021 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2021 года. 

В течение всего 2021 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2021 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2021 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2021 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2021 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Электронные трудовые книжки с 1 января 2021 года: как подготовиться к переходу

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году

Рекомендуем новые материалы в Контур.Школе:

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2021 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2021–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам

Подробнее

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2021 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2021 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2021 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2021 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2021» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2021 году. Дело в том, что к 2021 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2021 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

«К сожалению, в вопросе перехода на электронные трудовые еще много неясного. Не все успели разобраться в правилах подготовки отчета СЗВ-ТД. Руководителям организаций и кадровым сотрудникам хочется посоветовать внимательно следить за новостями от ПФР и Минтруда.

А пока у вас есть время позаботиться о технической стороне: подготовьте свое ПО к работе с электронными трудовыми. Так, например, вести учет сведений о трудовой деятельности сотрудников и готовить новый отчет вы можете в программе Контур.

Персонал, а отправлять его в ПФР с помощью сервиса интернет-отчетности», — советует руководитель проекта Контур.Персонал Дмитрий Шафран.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.