+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Особенности и этапы легализации документов

Содержание

Легализация иностранных документов

Особенности и этапы легализации документов

Легализация иностранных документов – процедура, обязательная для гражданина страны, выезжающего за ее пределы для постоянного проживания, осуществления трудовой деятельности или других официальных действий. Следует понимать, что процедура легализации документов, то есть придание им юридической значимости на территории иной конкретной страны, протекает на территории той страны, которая эти документы выдала.

Так, легализовать документы, полученные заявителем в Российской Федерации, для выезда за ее пределы, необходимо на территории России. И, наоборот, для въезда иностранца в Россию и осуществления здесь какой-либо официальной деятельности –  его документы должны быть легализованы в стране, которая ему их выдала.

Апостиль и легализация иностранных документов в России

Существует несколько вариантов легализации иностранных официальных документов, каждый из которых имеет свои особенности. Рассмотрим каждый из способов легализации документов отдельно.

Фактическое отсутствие требований о легализации, или иными словами – для длительного пребывания на территории другого государства легализация иностранных документов и апостиль на них не требуются.

В качестве примера можно привести взаимоотношения в данном вопросе России и Украины, – документы, выданные на территории Украины, на территории России будут приняты без легализации, достаточно будет представить их нотариально заверенный перевод.

Такое условие об отсутствии легализации регламентируется Минской конвенцией, подписанной такими странами, как Азербайджан, Белоруссия, Грузия, Украина, Молдавия, Россия и другими бывшими республиками СССР.

Проставление штампа апостиля – это один из наиболее популярных вариантов  процедуры легализации иностранных документов.

Такая форма легализации допустима в том случае, если страна, выдавшая документы, подписала Гаагскую конвенцию об отмене требований легализации.

В перечень подписавших документ государств вошли практически все европейские страны, Соединенные Штаты, некоторые страны Латинской Америки и пр.

Проставление апостиля на документы имеет определенный порядок и правила, а именно:

  • Апостиль может быть проставлен только в той стране, в которой были выданы документы. Поэтому, если в Россию прибыл гражданин, например, из Германии, и его документы не проштампованы апостилем, их придется возвратить назад в Германию. В России данную процедуру провести невозможно;
  • Не имеют таких полномочий апостилирования консульства и посольства другого государства в России;
  • Штамп апостиля необходим только в том случае, если документы будут предъявляться в другом государстве. На территории страны, их выдавшей, апостиль не нужен;
  • Апостилирование возможно только в том случае, если документ является официальным или имеет нотариальное заверение;
  • Апостиль – это печать установленного образца, он не может быть заменен иными штампами.

На территории Российской Федерации проставить апостиль можно в следующих организациях:

  • На документы нотариального и судебного содержания апостиль ставит Министерство юстиции;
  • Документы об образовании легализовать апостилем может Министерство образования;
  • Архив ЗАГС апостилирует разного рода свидетельства гражданского состояния;
  • Справки об отсутствии судимости и другие документы МВД легализует Министерство внутренних дел.

Следует также отметить, что апостиль не имеет срока действия, однако сам документ, чаще всего, такой срок имеет.

Еще один вариант придания документу юридической силы за границей – консульская легализация иностранных документов. Эта форма актуальна для тех стран, которые не вошли в состав Гаагской конвенции, а именно – Китая, арабских стран, стран Азии, Африки и пр.

Порядок легализации иностранных документов в России в этом случае следующий:

  1. Документ необходимо перевести на нужный язык и заверить перевод нотариально;
  2. Заверенные документы передать в Министерство юстиции РФ, затем в МИД РФ;
  3. Последняя инстанция – консульство или посольство той страны, в которую заявитель намерен выехать.

Легализация документов, выданных в иностранном государстве, может быть осуществлена через Торгово-промышленную палату.

Этот способ используется для придания официального статуса документам коммерческого содержания.

Торгово-промышленная палата в такой ситуации проставляет на документе свою собственную отметку, после чего бумага передается в консульство нужной страны. Эта процедура самая простая из всех вышеперечисленных.

Легализация документов иностранных государств в бюро переводов SayUp

Как видите, процедура легализации довольно сложная и требует знания многих нюансов. Чтобы не допустить ошибку и не потерять драгоценное время и денежные средства, доверьте этот процесс сотрудникам нашего бюро профессионального перевода SayUp.

Мы не только выполним грамотный перевод документа на любой язык, но и тут же заверим его нотариально благодаря сотрудничеству с ведущими нотариусами.

Кроме того, мы самостоятельно передадим Ваши документы в дальнейшие инстанции, чтобы значительно ускорить процесс легализации.

Источник: https://www.sayup.ru/apostil-dokymentov/legalization/legalizatsiya-inostrannykh-dokumentov

Основные формы легализации документов

Особенности и этапы легализации документов

Многие бизнесмены, сталкивающиеся с необходимостью открыть оффшор и вести свою коммерческую деятельность одновременно на территории нескольких государств, испытывают острую потребность в легализации документации. Это обусловлено тем, что официальные органы могут принять документы на рассмотрение только, если они прошли определенную процедуру. 

Процесс легализации представляет собой нормотворческую процедуру, согласно которой официальной бумаге, оформленной на территории одного государства, придается юридическая сила применения в пределах другого государства. 

Юристы выделяют 2 основные формы узаконивания иностранных бумаг:

1) апостилирование;

2) консульская легализация.

Содержательная характеристика процедуры апостилирования 

Апостилирование как одна из ключевых форм легализации представляет собой процедуру, суть которой заключается в проставлении на официальной бумаге специального знака. Эта отметка является свидетельством того, что указанные реквизиты (подпись, штамп либо печать, а также должность подписавшего) достоверны. 

Существует 2 варианта проставления отметки-апостиля:

1) на документе, являющимся предметом легализации;

2) на отдельном листе, который скрепляется той бумагой, которая подлежит узакониванию. 

Впервые о процедуре апостилирования заговорили  5 октября 1961 года. Гаагской конвенцией была утверждена данная форма узаконивания документации. В соответствии с ее нормативными положениями апостиль представляет собой отметку прямоугольной формы, с одной из сторон, равной не менее 9 сантиметрам и содержащей следующие реквизиты:

1) название государства и города – места апостилирования;

2) фамилию, имя, отчество лица, которое проставило апостиль;

3) его должность;

4) название организации, чей штамп или печать проставлены на бумаге;

5) дата его проставления;

6) наименование органа, который провел апостилирование;

7) номер апостиля;

8) печать или штамп организации, которая провела апостилирование;

9) подпись должностного лица, поставившего апостиль. 

Удостоверить сведения посредством проставления апостиля можно только в том государстве, на территории которого он выдан. Он не подлежит повторному заверению и признается органами власти всех стран, являющихся членами Конвенции, включая Кипр, Великобританию, Сейшельские острова, Россию и др. 

Относительно срока действия апостиля ограничений не существует.

Легализация документов консулом 

Те публичные образования, которые в своей деятельности не руководствуются нормативными положениями конвенции и не являются ее участниками, также обладают полным правом узаконить официальный документ. Для этих целей они используют другую форму – консульскую легализацию. 

Данный способ предполагает прохождение документов через рассмотрение 2 органами:

1) министерством иностранных дел;

2) посольством или консульским учреждением. 

Ключевая суть процедуры легализации бумаг посредством обращения в консульство заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности данных, в том числе подписей, и их соответствия законодательству страны пребывания. Иными словами, такая форма удостоверения подтверждает юридическую силу документов в международном обращении.

Несмотря на то, что документы в консульство передаются на иностранном языке, легализационная надпись на документе совершается на официальном языке страны обращения.  

В целях учета консульства ведут специальные записи, в которых учитываются все документы и акты, прошедшие процедуру легализации. В реестре отражается следующая информация:

1) порядковый номер записи;

2) дата;

3) подпись должностного лица консульского учреждения и ее расшифровка. 

Благодаря ведению такого реестра, соблюдается документооборот и не возникает путаницы с официальными бумагами. 

В практической деятельности, чтобы купить фирму, консульскую легализацию используют граждане таких стран, как Казахстан, Узбекистан, Туркмения и т.д. 

Если сравнивать между собой основные черты обеих форм легализации данных, то последняя несколько уступает по своим качественным характеристикам, так как является более длительной и дорогостоящей процедурой. Однако, для граждан стран, не являющихся участниками конвенции, не остается другого пути, как только ждать и уплачивать необходимые средства за ее проведение.

Новости – регистрация иностранных компаний

5 марта на Сейшелах приняли Закон о бенефициарных владельцах, предполагающий создание в государстве централизованного конфиденциального реестра бенефициаров.

В связи с введением карантинных мер временно невозможна доставка документов из Великобритании и с Сейшельских островов.

В очередной «чёрный понедельник» 9 марта 2021 года упали цены на нефть, обрушились рубль и биткоин. Однако есть те, кто не столь сильно ощутил на себе все эти негативные события.

Все новости ››

Источник: https://www.4UK.ru/osnovnye-formy-legalizacii-dokumentov.html

Как происходит легализация документов — бюро переводов Prima Vista

Особенности и этапы легализации документов

2021-08-30 04:50:15

Ликбез по вопросам легализации от бюро переводов «Прима Виста»: для чего нужна легализация, какие документы нужно легализовать и как оформить консульскую легализацию и апостиль в России?

Легализация — это процедура подготовки документа для подачи в другое государство. Когда вы предоставляете документ в другом государстве, принимающей стороне нужно убедиться, что он подлинный. Для этого и придумана процедура легализации: специальные штампы и отметки на вашем документе докажут, что документу можно доверять.

В каждой стране действует один из двух типов легализации:

  • апостиль — специальный прямоугольный штамп единого образца, принятый в странах, которые подписали  Гаагскую конвенцию (Великобритания, США, Германия, Франция, Испания, Италия и другие). Документы, на которых стоит такой штамп, будут признаны легальными во всех странах Гаагской конвенции. Апостиль подтверждает подпись того лица, которое выдало документ.
  • консульская легализация — многоступенчатая процедура, при которой на переводе документа нужно последовательно проставить печати Министерства юстиции, Министерства иностранных дел и консульства той страны, для которой готовятся документы. Этот тип легализации действует во всех остальных странах, которые не подписывали  Гаагской конвенции (за исключением тех, с которыми у России заключены двусторонние договоры о взаимопомощи, отменяющие легализацию). Консульская легализация документов понадобится для ОАЭ, Таиланда, Китая, Индонезии и других государств.

В каких случаях нужна легализация

Легализовать российские документы нужно тогда, когда они будут предъявляться в другом государстве (чаще всего, в официальных органах другой страны). Консульская легализация или апостиль могут понадобиться (в скобках даны типы документов, которые чаще всего нужно легализовать в этих ситуациях):

  • для работы или учебы за рубежом (диплом, аттестат, справка о несудимости);
  • для переезда на ПМЖ (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, справка о несудимости, выписки из банка);
  • для оформления сделок за рубежом, в том числе купли-продажи (доверенность, выписки из банка);
  • для регистрации брака в другой стране (свидетельство о рождении, справка о семейном положении, свидетельство о разводе);
  • для получения наследства, оставленного за границей (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о смерти);
  • для ведения бизнеса за рубежом (учредительные документы юридического лица, выписки из банка, доверенности).

Как происходит апостилирование документов

Вся суть апостилирования сводится к получению заветного штампа «Апостиль». В России четыре организации, отвечающих за оформление апостиля для граждан: Министерство образования, Министерство юстиции, Министерство внутренних дел и органы ЗАГС. Подробнее о процедуре получения апостиля в каждой из них на примере Москвы можно прочитать здесь.

В целом схема оформления апостиля выглядит так: нужно оплатить госпошлину (апостиль — государственная услуга) и прийти с квитанцией, документом, удостоверяющим личность, и документом, который нужно апостилировать, в нужную инстанцию.

Там ваш документ примут на рассмотрение, сличат подпись и, если всё нормально, проставят штамп. В установленный срок нужно будет прийти за своим документом и забрать его. Стандартные сроки оформления различаются в зависимости от типа документа: от 5 до 45 дней.

На фото: апостиль на свидетельстве о браке.

Апостиль может проставляться на оригинал документа, на его нотариальную копию или перевод. О том, когда какой случай предпочтительнее, читайте здесь. Сама по себе процедура оформления апостиля не требует обязательного перевода документа, но в той стране, куда вы будете подавать документы, его в большинстве случаев потребуют дополнительно.

Как происходит консульская легализация документов

1. Консульская легализация документов всегда начинается с получения перевода документа.

Выполнить его должен дипломированный переводчик, потому что этот перевод затем будет заверять нотариус, а он не заверит перевод, сделанный человеком «с улицы».

Перевод документа выполняется на государственный язык той страны, куда будут подаваться документы. Некоторые страны (например, Таиланд) также принимают документы, переведенные на английский.

2. Следующий этап — нотариальное заверение перевода. На этом этапе нотариус своей печатью и подписью заверяет подлинность росписи переводчика.

3. После этого документы нужно подать в Главное управление Министерства юстиции РФ. Там проверят подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати. Если всё в порядке — на документе появится штамп и подпись сотрудника Минюста. Эта процедура займет около недели.

4. Затем документы подаются в Консульский департамент МИД РФ. Там будут заверять подлинность штампа и подписи, полученных вами в Минюсте. При положительном ответе вы получите подтверждение от МИДа в виде печати с подписью уполномоченного лица. Этот этап длится также около недели.

5. Последний этап — подача документов в посольство той страны, для которой и готовятся документы. Здесь сличают подпись уполномоченного лица из МИД РФ и оттиск его печати. Если всё нормально, на переводе документа появляется еще один подтверждающий этот факт штамп. Срок рассмотрения на этом этапе зависит от конкретного консульства.

Как видите, каждый этап вытекает из предыдущего, поэтому не получится поменять их местами или пройти одновременно. Вся суть процедуры сводится к последовательному получению подписей и штампов:

  • Подпись переводчика
  • Подпись и печать нотариуса
  • Подпись и печать сотрудника Минюста
  • Подпись и печать сотрудника МИДа
  • Подпись и печать сотрудника иностранного посольства

Поэтому последняя страница перевода документа выглядит как собрание печатей и подписей. На фото: документ, прошедший консульскую легализацию для Китая.

Консульская легализация — государственная услуга, поэтому в МИДе РФ понадобится заплатить пошлину. Кроме того, каждая страна устанавливает еще и консульский сбор за эту услугу, он оплачивается в посольстве.

Как упростить процедуру легализации

Консульская легализация — сложная поэтапная процедура, да и в апостилировании при его кажущейся простоте есть свои нюансы. Ошибка при подаче документов грозит потерей времени, а иногда и денег.

Уменьшить риск и сэкономить время и нервы можно, если обратиться к профессионалам-посредникам — в агентства переводов. Здесь выполняют весь комплекс услуг по легализации документов: перевод, заверение, апостиль, консульская легализация.

В бюро «Прима Виста» клиенту достаточно прийти в офис с документами и обозначить задачу — вся «черновая» работа по оплате пошлин и хождению по мукам в инстанциях останется для вас за кадром.

Кроме того, в бюро переводов можно заказать ускоренное оформление апостиля или консульской легализации, чего не получится сделать при самостоятельной подаче документов. Стандартные сроки оформления документов при этом уменьшаются вдвое или даже втрое.

Специалисты бюро «Прима Виста» готовы бесплатно проконсультировать вас по апостилированию и консульской легализации в Москве и Челябинске. Посмотрите цены на легализацию, оставьте заявку на расчет стоимости, напишите на почту zakazmsk@primavista.ru или закажите обратный звонок.

Источник: https://www.primavista.ru/rus/articles/kak-proishodit-legalizaciya-dokumentov

Особенности и этапы легализации документов

Особенности и этапы легализации документов

› Предпринимательская деятельность

Легализация используется в международном праве для возможности иностранным гражданам являться субъектами права в любой точке мира.

Легализация документов – это официальное подтверждение подлинности документа, предназначенного для использования за границей. Благодаря этой процедуре официальные документы, выданные в одной стране, можно использовать в другой.

Документы, которые не подлежат приданию законной силы

Документы, противоречащие Российскому законодательству или имеющие способность навредить государственному устройству, или отдельным законопослушным гражданам не легализуются.

Так же не проходят эту процедуру торговые документы. К ним относятся договоры, коносаменты, инвойсы и другие бумаги, задействованные в международной торговле. Для них предусмотрена иная процедура и легализацию проходят, такого рода документы в торгово-промышленной палате, и только после этого в консульстве страны, с которой были заключены контракты.

В случаях двусторонних договоренностей в сфере правовой свободы, между странами, в которых гражданин планирует пользоваться документами, легализации не требуется. В Российской Федерации в рамках многостороннего договора между странами, бывшими республиками СССР, правовые документы не требуют легализации и имеют юридическую силу во всех государствах подписавших конвенцию.

Способы совершения

Существует 3 варианта легализации:

  • консульская;
  • проставление Апостиля;
  • легализация в торгово-промышленной палате.

Консульская легализация

Данный вид легализации применяется, если страна назначения не подписала конвенцию (Гаагская конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов, от 05 октября 1961 года) и любой официальный документ требует проведения легализующих мер.

Процесс проходит в 3 шага:

  • подтверждение подлинности документов в министерстве юстиции РФ;
  • проставление легализационной надписи в министерстве иностранных дел РФ;
  • проставление легализационной надписи в консульстве в стране прибытия.

При отсутствии подтверждения подлинности от Министерства юстиции документы в МИД РФ отклонят. Так же не примут документы. Для предоставления услуги, если не оплачена государственная пошлина.

При отсутствии в базе данных министерства оттиска печати или сведений о лице, подписавшем документ от министерства юстиции, бумаги отклоняются и легализация не осуществляется.

По прошествии 5 дней, отведенных на решение о легализации, приходит отказ.

Если все документы в порядке и заверительные надписи подлинные, то в указанный срок документы предоставляются заявителю с необходимыми надписями.

Проставление Апостиля

Апостиль это отметка на документах, которая является упрощенной версией легализации документов для граждан, вывозящих их за границу.

В разных странах он выглядит по-разном и четкого регламента внешнего вида не существует. В России имеет вид штампа.

Для использования упрощенной схемы легализации, страна прибытия должна быть участником гаагской конвенции.

Апостиль может проставлять профильное министерство. В зависимости от документа, который вывозится за границу. Например, для легализации путем проставления штампа, документов относящихся к министерству обороны, апостилировать будет именно МО РФ. Если это архивные документы, то и проставлять штамп легализации будет РосАрхив.

Поэтапная процедура

Если гражданин планирует переезд в другую страну на постоянное место жительства или совершение там юридических действий, то необходимо легализовать документы, которыми человек собирается пользоваться за рубежом.

Процедура:

  1. Необходимо выяснить, является ли государство отбытия участником Гаагской конвенции — это важный момент, так как от этого зависит сложность процедуры легализации.
  2. Если страна, в которой гражданин намеревается использовать Российские документы является участником конвенции, то вся легализация будет заключаться в апостилировании документов. Только следует помнить, что документы органов ЗАГСа должны пройти эту процедуру в том регионе, в котором документы выдавались.
  3. Необходимо собрать пакет документов, заверить их у нотариуса, те бумаги, которые требуют перевода необходимо перевести на язык принимающей страны.
  4. Затем, нужно сдать эти документы в министерство юстиции, которое проверит подлинность заверения нотариусом и полномочно поставить апостиль на документы выданные нотариусом.
  5. Документы, выданные органами ЗАГС, необходимо предоставить для апостилирования в региональное отделение, где они выдавались.
  6. Документы об образовании апостилирует министерство образования и науки.
  7. При необходимости справку об отсутствии судимостей апостилируют в ГИАЦ МВД России.

, на котором рассказывается о процедурах легализации.

Если гражданин самостоятельно занимается подготовкой документов к выезду за границу, то следует помнить, что прежде чем отправить документы в тот или иной орган государственной власти необходимо оплатить госпошлину, без квитанции по оплате документ не примут к действию. После проставления апостиля на предоставленных документах больше никаких действий с ним не нужно производить. Они будут правомочны в принимающей стране.

Согласно ст. 333.33 НК РФ размер госпошлины установлен в 2021 году в размере 2500 рублей за каждый документ.

Легализация в МИД России

Если гражданин решил отправиться в страну, которая не подписала Гаагскую конвенцию и не имеет двусторонних договоренностей между принимающим государством и Россией, то легализация будет проходить через консульство. Эта процедура сложнее.

Для этого необходимо:

  1. Заверить у нотариуса перевод документов, на которые он требуется.
  2. Заверить подпись переводчика у нотариуса.
  3. Затем в министерстве юстиции проводят сверку подписи нотариуса с образцами, имеющимися в базе данных министерства. После проверки министерством юстиции документов и не обнаружении нарушений они передаются дальше в МИД.
  4. В министерстве иностранных дел происходит сверка подлинности печати и подписи должностного лица министерства юстиции и после этого проставляется отметка о легализации документа.
  5. С отметкой МИДа документы передаются в консульство иностранного государства, расположенного в Российской Федерации, где происходит проверка и сверка печати, и подписи должностного лица МИДа с образцами, имеющихся в консульстве.
  6. При неимении претензий к оформлению документов со стороны российского консульского отдела, иностранный консул ставит окончательную метку о легализации документов. На этом процедура заканчивается.

Для приема документов на проверку в консульство необходимо оплатить госпошлину, в размере 2500 рублей за каждый документ, без квитанции документы не принимаются.

Правовые особенности

При начале процедуры легализации на этапе предоставления документов нотариусу, заявитель должен явиться лично для передачи документов. Однако допускается и нотариально заверенная доверенность. Результат не зависит от того кто подает документы.

При подаче документов в консульство России, после оплаты пошлины, бумаги принимаются в отделе приема документов, на руки заявитель получает расписку, после чего, в течение 5 рабочих дней должен быть дан ответ о легализации или негодности документов для легализации. При возврате документов, из-за нечеткости оттиска печати или отсутствии даты либо иных погрешностях оформления документов, их необходимо восстановить в учреждениях выдачи.

Пошлины оплаченные остаются в силе и квитанции об оплате можно приложить после восстановления документов и их повторной подачи.

Нормативная регламентация

Порядок оказания услуг по легализации документов, регламентирует федеральное законодательство:

Виды и особенности легализации документов

В каких случаях легализация не требуется? Легализация документа не требуется только в трех случаях: • когда учреждение, в которое Вы представляете документ, не требует его легализации; • когда между Россией и государством, на территории которого Вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;

• когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна. Какие виды и особенности легализации документов существуют? Проставление штампа “Апостиль” и консульская легализация – два основных вида легализации. В каждом конкретном случае выбор вида легализации зависит от страны назначения документа.

В случае если документы предназначены для стран-участниц Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, применяется проставление штампа “Апостиль”.

Настоящая процедура называется упрощенной легализацией потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Консульская легализация необходима, если страна, в которую Вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции. Этапы консульской легализации: 1. Удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ; 2.

Удостоверение документа в органах Министерства иностранных дел РФ;

3. Удостоверение документа в консульстве страны назначения.

Только после прохождения всех трех вышеуказанных этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения. В данном случае документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Для документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию существует другой вид легализации – легализация документа в Торгово-промышленной палат РФ. Данный вид легализации осуществляется в два этапа: 1. Удостоверение документа в ТПП РФ;

2. Удостоверение документа консульстве страны назначения.

Также данный вид легализации может потребовать принимающая организация. Как правило, это относится к коммерческим документам типа договоров, сертификаты происхождения, инвойсов, коносаментов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

Источники:
http://perevod63.ru/articles/vidy_i_osobennosti_legalizacii_dokumentov.html
http://studopedia.su/9_99831_poryadok-razrabotki-i-prinyatiya-mezhdunarodnih-standartov-finansovoy-otchetnosti.html

Особенности и этапы легализации документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://bizneskontent.ru/deyatelnost/osobennosti-i-etapy-legalizatsii-dokumentov

Легализация документов

Особенности и этапы легализации документов

Легализация документов применима для того, чтобы документы одной страны имели аналогичную силу и в другой. Это касается все официальных документов, используемых в международном обращении.

Правовой статус при этом у них не меняется, а остается на прежнем уровне.

Именно это все необходимо иностранным гражданам, которые приезжают в Россию на постоянное проживания, желают получить разрешение на осуществление трудовой деятельности.

Понятие легализации

Легализацией считается специальная процедура, определенные этапы деятельности, по итогам которых любые значимые документы будут получать силу закона в любой другой стране, в которой возникает необходимость.

Берется во внимание тот факт, что весь процесс может быть выполнен в стране, откуда родом все бумаги.

Под легализацию подпадают те документы, исходящие от государственных органов, образовательные бумаги, справки из архивов, выписные справки, сведения о воинской службе и многое другое.

Но даже в такой ситуации не каждая бумага попадает под процедуру легализации, если она не соответствует законодательству России, а их использование может принести значительный вред самой стране. Кроме этого, в этот список попадают личные паспорта граждан, удостоверения водителей, книжки о трудовой деятельности, в которых отображены сведения о коммерческой деятельности организации и другие.

Апостилирование документов

1961 год – подписана конвенция в Нидерландах в Гааге, согласно которой процедура удостоверения документов была отменена. Но тут осуществляется не полная отмена, а заменяется стандартная консульская на апостили. Под последним подразумевают штамп или специальный знак. Он ставится на том документе, который будет использоваться в другой стране.

Но только ограниченный круг стран может использовать такой знак. Именно они и подписали вышеуказанную конвенцию. Знак и является легальностью принятого документа. Что говориться о России, то страна вошла в число таких стран лишь с 1992 года.

Большинство стран по всему миру также стали участниками процесса, так как это более современный способ и более простой в использовании.

Процесс апостилирования документов не осуществляется в стороннем государстве, а только в том, где выпущен, оформлен документ. Существует тут и несколько способов, за счет которых происходит проставление апостиля.

Кроме штампирования, популярностью пользуются и опечатывание оттиска рельефной печати. Каждая страна выбирает более оптимальный способ, который не влияет на законность и легальность.

По конвенции в апостиле должны быть все те реквизиты, которые и покажут легальность его использования.

Законодательство внутри страны принимает решение о том, чтобы создать действительный орган, занимающийся данной процедурой, а именно выполняет апостилирование. В каждом государстве они называются совершенно по-разному и имеют различную компетенцию.

Для Великобритании это Министерство иностранных дел, во Франции – апелляционный суд, а точнее генеральный прокурор при госоргане. Административное ведомство занимается апостилирование в Германии, а в США – департамент государства.

Но не только одна служба может выполнять такие значимые действия.

В последующем легализованный документ следует уже переводить на тот язык, который будет необходим в стране пребывания. Если речь касается России, то и перевод должен быть осуществлен на российской территории. После осуществления перевода, его необходимо еще заверить у нотариуса.

Если же все сделать в той стране, откуда родом человек, то это не будет иметь никакой силы в России. Так что делать ненужное не надо. Достаточно приехать с легализованным документом и выполнить все последующие и требуемые процедуры в полном соответствии с законодательством.

На нашем сайте для вас всегда доступна консультация юриста бесплатно по любым вопросам.

Другие виды

Описанные выше виды легализации являются самыми основными и оптимальными. Но не всегда только они могут быть использованы в таком сложном процессе. Существует также узаконивание всех видов бумаг за счет обоюдного признания легальности документов.

Для этого принимаются соответствующие международные договора, заключенные между двумя странами. В таком случае не надо никакой другой процедуры и действий с документами.

Если договор будет заключен с этого момента все документы и будут считаться легализованными в другой стране.

Россия в настоящее время заключила такие соглашения с 37 странами по всему миру. В основном тут входят страны бывшего Советского Союза, а также европейские государства. Но с течением времени некоторые страны, например, Словакия, все же требуют использования более современным способом, как проставление апостиля.

Есть еще один вариант легализации – через Торгово-промышленную палату. Но это используется в том случае, когда нет возможности легализовать другими способами.

К числу документов относятся коммерческие бумаги. В качестве законодательной базу используется соответствующий закон страны.

В число обязательных действий все это не входит, но применяется при требовании со стороны иностранного контрагента.

Главные отличия

Стоит остановиться на тех различиях, которые существуют между апостилированием и консульской легализацией. Когда используются апостили, они могут быть в том случае, если государства входят в число принявших конвенцию 1961 года, подписанную в Гааге.

Что касается конкретного органа для обращения, то тут уже стоит исходить из того, какой именно документ следует легализовать. На территории России это может быть Министерство обороны, отдела ЗАГС, Министерство юстиции и многие другие.

Если коснуться консульской легализации, то процесс занимает большее количество времени, да и органов для обращения становится гораздо больше. При этом не должно быть заключено двусторонних договоров между странами, а также они не должны входить в число принявших Гаагскую конвенцию. Обращаемые бумаги не должны считаться деловыми.

Отсутствие легализации

Россия заключила со многими странами большое число соглашений и договоров, на основании которых оказывается правовая помощь.

Именно эти документы и служат основанием для отмены процесса легализации, как такового. Ни о какой частичной отмене речи не идет.

Легализация уходит вообще в сторону, так как не требуется каких-либо апостилей, штампов. Документы иностранного государства имеют одинаковую силу и на территории России.

Но соглашения постоянно меняются, подписываются новые. Это говорит о том, что и список стран варьируется ото дня в день. Чтобы более точно получить информацию об этом, стоит обратиться в МИД России. А также на нашем портале вы можете получить бесплатную юридическую консультацию по телефону и онлайн.

Сохранить

Сохранить

ПОМОГЛА ЛИ ВАМ БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА?

Источник: http://konsultiruet-yurist.ru/grazhdanskoe/legalizatsiya-dokumentov.html

Легализация официальных документов: что такое апостилирование, консульская легализация?

Особенности и этапы легализации документов

Ино­гда для под­твер­жде­ния ка­ко­го-ли­бо фак­та: го­су­дар­ст­вен­ной ре­ги­ст­ра­ции, офи­ци­аль­но­го раз­ре­ше­ния, получения об­ра­зо­ва­ния и т.д. – нам не­об­хо­ди­мо пред­ста­вить за гра­ни­цу ле­га­ли­зо­ван­ный до­ку­мент. Что со­бой пред­став­ля­ет дан­ная про­це­ду­ра и как ее осу­ще­ст­вить, мы рас­ска­жем в этой ста­тье.

Легализация – это особый порядок подтверждения юридической силы официального документа, выданного в одном государстве, на территории другого государства.

Апостилирование – вид легализации документов, введенный Гаагской конвенцией. Апостилирование представляет собой проставление на документе штампа особой формы – апостиля, подтверждающего подлинность подписи, должностное положение лица, подписавшего документ, подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.

Документ:

Конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов, подписана в Гааге 05.10.1961 (далее – Гаагская конвенция).

На сегодняшний день участниками Гаагской конвенции являются более 100 государств, среди которых Австрия, Азербайджан, Армения, Бельгия, Беларусь, Болгария, Великобритания, Венесуэла, Германия, Грузия, Израиль, Испания, Италия, Казахстан, Кыргызстан, Латвия, Литва, Молдова, Польша, Россия, США, Турция, Узбекистан, Украина, Франция, Чехия, Швеция, Япония и др. Между всеми этими государствами действует правило, по которому документы, выдаваемые государственными учреждениями одной из стран-участниц, являются действительными на территории других стран-участниц при условии проставления на них апостиля. Если государство не является участником конвенции, то процедура апостилирования не применяется.

Как видим, основные наши торговые партнеры относятся к странам, подписавшим Гаагскую конвенцию, поэтому в отношениях с ними в основном используется апостиль.

Апостилирование

Документы, подлежащие апостилированию

Процедуре апостилирования подлежат официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

Обратите внимание!

Эта процедура возможна только в отношении документов, выданных государственными органами. Коммерческие документы, выданные субъектами хозяйствования, пусть даже и с долей государственной собственности, апостилированию не подлежат.

В качестве официальных документов рассматриваются:

1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) иные административные документы;

3) акты и удостоверения нотариусов;

4) официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Документы, не подлежащие апостилированию

Гаагская конвенция не распространяется и апостиль не проставляется на следующих документах:

1) совершенных дипломатическими или консульскими агентами;

2) административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (таможенные декларации; соглашения о поставке товаров, предоставлении услуг, выполнении работ или расчетов; счета; документы о перемещении товаров через границу и т.п.).

Кроме того, между Республикой Беларусь и рядом других государств (страны СНГ, Китай, Польша, Чехия, Словакия, Куба и др.

) заключены двусторонние соглашения о правовой помощи, по которым процедура легализации документов вообще не требуется, соответственно и апостилирование не производится.

Это значит, что юридическая сила официальных документов, выданных в этих государствах, взаимно признается без дополнительных доказательств.

Проставление апостиля

При прохождении процедуры апостилирования учитывайте следующие обязательные правила.

1. Апостиль проставляется на территории той страны,
в которой документ был выдан или оформлен.

Соответственно если, например, лицензия выдана на территории Республики Беларусь, то и апостилировать ее нужно на территории Республики Беларусь, а не на территории того государства, в органы которого ее нужно представить.

Исключение! Бывают ситуации, когда необходимо проставить апостиль на документе, выданном на территории Республики Беларусь, за пределами Республики Беларусь.

В этом случае заинтересованному лицу следует обращаться в дипломатическое представительство или консульское учреждение Республики Беларусь на территории той страны, где он находится, или в ближайшем к нему государстве.

Размер платы за такую услугу составит 0,5 базовой величины в иностранной валюте по официальному курсу, установленному Национальным банком на день уплаты, а срок проставления апостиля – 5 дней со дня получения необходимых документов из Республики Беларусь.

2. Апостиль ставится различными уполномоченными органами
в зависимости от характера документа.

Проставлением апостиля в Республике Беларусь занимаются следующие органы:

– на документах, которые исходят из учреждений юстиции и судов (нотариата), – главные управления юстиции облисполкомов и Минского горисполкома;

– документах, исходящих из учреждений образования (документы об образовании и обучении и приложения к ним, архивные документы учреждений образования, другие документы, подписанные руководством учреждений образования и заверенные гербовой печатью учреждения образования), – Министерство образования;

– документах, которые исходят из государственных архивов, – Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции;

– всех иных видах документов – Главное консульское управление Министерства иностранных дел.

Важно!

С 11 января 2015 г. функция проставления апостиля передана от Министерства юстиции главным управлениям юстиции облисполкомов и Минского горисполкома согласно Указу Президента Республики Беларусь от 04.12.2014 № 566 «О вопросах осуществления административных процедур».

Таким образом, для проставления апостиля в Республике Беларусь следует обращаться в указанные органы в зависимости от характера документа.

3. Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.

Представить документы для проставления апостиля и получить их после оформления имеет право любое лицо, в т.ч. не являющееся владельцем документов. Пересылка документов по почте не допускается.

В уполномоченный орган представляется непосредственно сам оригинал официального документа, оформленного в установленном порядке, а также документ, подтверждающий внесение платы за указанную услугу (этот документ, кроме того, является основанием выдачи оформленных (апостилированных) документов). Плата составляет 0,5 базовой величины за каждый документ. Реквизиты оплаты можно получить при подаче документов для проставления апостиля.

4. Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

Апостиль должен соответствовать образцу, приложенному к Гаагской конвенции. В Республике Беларусь апостиль (штамп) выглядит следующим образом:

Сроки процедуры проставления апостиля

Срок процедуры проставления апостиля не должен превышать 1 дня. Однако если необходимо провести специальную проверку, запрос документов и (или) сведений от других государственных органов, иных организаций, то срок может составить 15 дней.

Как уже указывалось выше, срок апостилирования документа, осуществляемого дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями Республики Беларусь на территории другого государства, удлиняется до 5 дней.

Процедура легализации

Если же необходимо подтвердить юридический статус документов, выданных или оформленных на территории Республики Беларусь в государстве, которое не является участником Гаагской конвенции и с которым не заключен договор о правовой помощи, то применяется консульская легализация. Эта процедура по сравнению с апостилизацией является более сложной и длительной.

Для легализации официального документа в Республике Беларусь, составленного на территории Республики Беларусь, необходимо обращаться в главное консульское управление или консульский пункт Министерства иностранных дел.

Как и в случае с апостилем, в орган предъявляется официальный документ, подлежащий легализации, оформленный в установленном порядке, а также документ, подтверждающий внесение платы.

Копии официальных документов сначала заверяются у нотариуса, подлинность подписи которого затем удостоверяется Министерством юстиции Республики Беларусь. Только после этого копия документа легализуется Главным консульским управлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь.

За осуществление легализации взимается госпошлина в размере 5 евро (в белорусских рублях по курсу Национального банка на день оплаты). Основанием для оплаты служит квитанция, выписанная в Главном консульском управлении.

Документы, принятые для оформления, выдаются, как правило, в день подачи при предъявлении квитанции, выписанной в Главном консульском управлении, и оригинала квитанции, подтверждающей оплату консульского сбора. В случаях, требующих проведения специальной проверки, срок оформления документов не превышает 15 дней.

Однако это не окончание процедуры. Заверенный в Министерстве иностранных дел документ затем подается в посольство иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульское учреждение Республики Беларусь за рубежом, где подтверждается подлинность подписи должностного лица, легализовавшего документ.

Только после совершения всех этих процедур документ будет считаться легализованным.

Следует, однако, отметить, что количество двусторонних соглашений, отменяющих легализацию, а также количество государств – участников Гаагской конвенции покрывают практически все случаи необходимости легализации документов в упрощенном порядке, поэтому консульская легализация практически не используется.

Следует также помнить, что подлинники документов (паспорта, удостоверения личности, военные билеты, профсоюзные билеты, трудовые книжки, документы о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям, водительские удостоверения, а также технические паспорта о регистрации транспортных средств) вообще не подлежат легализации.

Иногда нужно выполнить перевод официального документа для представления его в иностранном государстве.

За такой услугой лучше всего обращаться в специальные агентства переводов, которые, кроме всего прочего, смогут проконсультировать о возможности и необходимости перевода того или иного документа для представления. Для того чтобы перевод имел юридическую силу, необходимо заверить его у нотариуса.

Чаще всего само агентство переводов после непосредственно перевода будет обращаться к нотариусу за удостоверением перевода.

Это связано с тем, что нотариус устанавливает личность переводчика и его профессиональные полномочия, подтвержденные документами о профильном образовании, и на этом основании заверяет подпись переводчика, а не удостоверяет содержание документа, в отношении которого он был выдан.

При этом нотариус заверит перевод документа, только если на документе присутствуют все отличительные признаки официального документа (подписи и печати, штампы апостиля или консульской легализации). Следует помнить, что нотариус заверит перевод документа только при наличии представленного ему оригинала документа или его нотариально заверенной копии, т.е. если перевод выполнен с ксерокопии документа, то нотариально он не может быть заверен.

Штамп о консульской легализации в Республике Беларусь выглядит следующим образом:

За практической помощью в легализации документов (проставление апостиля), включая переводы, нотариальное заверение документов и переводов, доставку данных документов в дипломатические учреждения иностранных государств, расположенные за пределами Беларуси, любое лицо может обратиться в Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен Министерства иностранных дел Беларуси.

Маргарита Полевая, юрист

Источник: https://jurk.by/izdaniya/ya-spok/legalizatsiya-ofitsialnykh-dokumentov-ch_0000000

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.