+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Содержание

Кадровый учет в организации с нуля. Как правильно организовать учет

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Сегодня каждая компания вне зависимости от ее организационно-правовой формы должна вести кадровый учет и иметь определенный перечень кадровых документов. Это требование, прежде всего, определено нормами Трудового кодекса РФ.  При этом указанный перечень документов по кадровому учету совершенно не зависит от числа сотрудников в компании.

В деятельности любой организации рано или поздно встает вопрос об организации кадрового учета и кадрового делопроизводства абсолютно с нуля. И прежде чем приступить к организации кадрового учета, важно определиться с определением термина «кадровый учет», который понимается как учет движения работников компании, занимающих различные должности.

Стоит отметить, что обязанность по ведению кадрового учета есть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей.

В глобальном смысле кадровый учет любого типа и вида организации подразумевает документальное оформление приема работников в организацию, их перемещение по должностям, увольнение, сокращение и т.п.

, а также регламентирование трудовых отношений между работодателем (руководителем организации) и самими работниками, их руководством, организацией рабочего процесса и многое другое. В зависимости от сферы деятельности компании кадровый учет имеет свои особенности.

Если кадровый учет в компании организован грамотно и правильно, это позволит руководителю компании решить массу всевозможных задач фактически одновременно.

На сегодняшний день основным нормативным документом, регулирующим процесс ведения трудовой деятельности являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225. Данные правила, несомненно, актуальны и сейчас.

Ведение кадрового учета и соответственно документооборота кадровой документации поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями, опытом и трудовым стажем в этой области.

Как правильно вести кадровый учет в организации: с чего необходимо начать?

Пожалуй, самым сложным в кадровом учете является самое начало, момент так сказать его становления – оформление документации. Именно этим на первоначальном этапе должен заняться кадровый работник или сам руководитель, если в штате организации отсутствует кадровик.

Итак, чтобы с нуля начать ведение кадрового делопроизводства, необходимо осуществить следующие действия:

  • разработать стандартные локальные нормативные акты (подробнее о том, какие документы относятся к ЛНА смотрите ниже);
  • разработать штатную расстановку (штатное расписание по форме № Т-4);
  • разработать соглашение о материальной ответственности (при необходимости);
  • подготовить типовые трудовые договоры по всем имеющимся в штатном расписании должностям;
  • оформить личную карточку работника по форме № Т-2;
  • разработать бланки заявлений для работников (прием, увольнение, перевод, отпуск и т.п.);
  • подготовить внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей, движения работников и т.п.).

Перечень форматов всех вышеперечисленных документов и иных необходимых в кадровом учете документов включает в себя далеко не один десяток вспомогательных документов, ознакомление и разработка которых также необходима для организации кадрового учета с нуля.

Составление локальных нормативных актов

Еще одним важным моментов при ведении кадрового учета в любой организации является разработка и составление локальных нормативных актов. К стандартному списку локальных нормативных актов можно отнести:

  • правила внутреннего трудового распорядка в компании (ст. 189, 190 Трудового кодекса РФ);
  • положения о премировании работников компании;
  • должностные инструкции работников;
  • регламент работы для различных подразделений компании;
  • положение об обработке персональных данных работников компании;
  • положение о защите персональных данных работников компании (ст. 87, 88 Трудового кодекса РФ).

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие «микропредприятие» мы раскрывали в нашей новой статье «Изменения в кадровом учете в 2021 году».

Также понятие микропредприятия содержит Федеральный закон РФ от 24 июля 2021 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ», которое определяется как юридическое лицо, имеющее в штате не более пятнадцати работников, доход которого за предшествующий календарный год не превысил 120 000 000  рублей (см. ч. 2 ст. 4, п. 1 ч. 1.1. ст. 4 указанного Закона).

С 01 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон РФ от 03.07.2021г.

№ 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей –  субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», которым в Трудовой кодекс РФ была введена глава  48.1, содержащая особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, в том числе микропредприятий.

Так, согласно статьи 309.2 главы 48.1 Трудового кодекса РФ, микропредприятия получили право отказаться от оформления следующих кадровых документов: (ст. 309.2 закона от 03.07.2021 № 348-ФЗ):

  • графика сменности.
  • положения об оплате труда.
  • правил внутреннего трудового распорядка.
  • положения о премировании.

Кадровое делопроизводство с нуля для юридического лица всегда требует, прежде всего, детального анализа учредительных документов компании, вида деятельности, которую компания планирует осуществлять после регистрации новой компании ли уже осуществляет без ведения кадрового делопроизводства. Также не меньшую значимость занимают работники компании, которых руководство намерено принимать в перспективе. С 2021 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях. Об этом мы еще обязательно поговорим в нашей следующей статье.

Источник: http://apgmag.com/kadroviy-uchet-s-nuliya/

С чего начать организацию кадрового делопроизводства ооо – пошаговая инструкция с нуля

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора.

Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания. Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия.

Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его.

Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

  • подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
  • отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
  • стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

  • Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля. 
  • Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы.

В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников.

Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

  • все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
  • дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
  • установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

  • порядка установки суммы заработка;
  • продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

  • Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
  • Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

  • Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
  • Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
  • Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
  • Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
  • Договоры о принятии на работу, контракт.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

  • правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
  • журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

  • Место – наименование, юр.адрес.
  • Рабочее время.
  • Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
  • Бонусы, которые получает сотрудник.
  • Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
  • Вакансия.
  • Срок договора – ограниченный или бессрочный.
  • Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями.

Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны.

Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

  • Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
  • К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
  • Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
  • Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

  • трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;
  • приказ о зачисление на должность;
  • запись в трудовой книжке.

Алгоритм следующий:

  • сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
  • затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
  • заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
  • заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
  • создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2021 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное.

Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект.

Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте.

И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

  •  зачисление на должность;
  • ознакомление с локальными правовыми актами;
  • предоставление отпуска, больничного;
  • назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

НарушениеШтраф на должностное лицоСанкции на организацию
Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждениеОт 1 000 до 5 000 рублейОт 30 до 50 тыс.руб.
Аналогичный проступок во второй разОт 10 000 до 20 000 рублейОт 50 до 70 тыс.руб.
Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласияОт 10 000 до 20 000 рублейОт 15 до 75 тыс.руб.

Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет.

Заключение

В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть. Если вы переживаете за качество отдела кадров и его правильную работу или не хотите оплачивать штатную единицу – кадровика, рекомендуем обратиться за услугами в «Business-result group»

Источник: https://business-result.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-poshagovaya-instruktsiya-s-chego-nachat-dokumentooborot/

Ведение кадрового учета на предприятии: особенности и риски

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Кому лучше всего поручить ведение кадрового учета? Чем грозят ошибки в учете и как можно их избежать? Что лучше — взять человека в штат или отдать работы на аутсорс? Помогаем разобраться в вопросе и составить максимально полное представление о кадровом учете.

Что такое кадровый учет и зачем он нужен?

Под кадровым учетом понимают регламентированную законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации, а также организации труда.

Кадровый учет решает целый ряд задач:

  • учет численности персонала;
  • определение организационной структуры;
  • формирование штатного расписания;
  • составление документации (должностные инструкции, трудовые договоры и т.п.);
  • предоставление и оформление отпусков и больничных;
  • организация командировок сотрудников;
  • отслеживание фактически отработанного трудового времени.

И это только часть из огромного списка! Грамотное выстроенное кадровое делопроизводство — это не просто обязанность, а эффективный инструмент, который помогает грамотно организовать работу сотрудников и повысить ее эффективность.

Кому поручить кадровый учет предприятия?

Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!

Вариант ведения кадрового учета в организацииПлюсыМинусы
Кадровый специалист в штате
  • Человек является специалистом. 
  • Находится рядом с вами в офисе.
  • Его тоже необходимо оформлять, а значит вы тратитесь на организацию рабочего места, отпускные и больничные.
  • Вы зависите от одного человека. А он может заболеть или внезапно решить уволиться.
  • Трудно заранее понять компетентность и проверять работу.
Сторонний специалист по рекомендации
  • Если вам порекомендовали этого специалиста, значит он уже сумел заслужить чье-то доверие.
  • Как правило, люди понимают, что на них повышенная ответственность, т.к. при плохой работе они подпортят и репутацию порекомендовавшего.
  • К сожалению, любые рекомендации не являются гарантом.
  • Вы точно так же зависите от одного специалиста, как и в предыдущем случае.
  • При любых конфликтных ситуациях вы рискуете испортить отношения с тем, кто порекомендовал специалиста.
Бухгалтер или секретарь
  • Не нужно тратить время на подбор кадрового специалиста.
  • Вы уже знаете как работает сотрудник и доверяете ему.
  • Вы сокращаете расходы, т.к. не нанимаете еще одного человека в штат.
  • Хороший бухгалтер или секретарь не всегда будет хорошим кадровиком.
  • При большой загрузке специалист будет меньше времени уделять кадровому делопроизводству или своим основным обязанностям.
  • То, что человек стал ответственным за ведение кадрового учета, не снимает с него остальных задач. В результате сотрудник все равно будет требовать прибавку.
Услуги по ведению кадрового учета от сторонней организации
  • Вы работаете с квалифицированными специалистами.
  • С вами сотрудничает команда, а значит вы не зависите от одного человека.
  • В компаниях существует несколько уровней проверок, что позволяет избежать ошибок и не требует вашего повышенного внимания.
  • Вы не тратитесь на отпускные и больничные.
  • Вам не нужно организовывать рабочее место.
  • Если вы наткнетесь на недобросовестную компанию, получите те же минусы, что и в случае с плохим работников.
  • Специалисты не сидят у вас в офисе.

Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?

Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:

  • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
  • оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
  • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
  • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
  • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
  • разработка механизма поощрения и взыскания;
  • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
  • формирование трудового стажа;
  • своевременный отбор документации для архива и его оформление.

Основные документы кадрового делопроизводства на 2021 г

ДокументНормативная база
Штатное расписаниеУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Должностные инструкцииЕТКС
Правила внутреннего трудового распорядкаст. 189 ТК РФ
Положение о защите персональных данныхст. 86 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажаРаздел 10 ТК РФ
Положения об оплате труда и поощрении сотрудниковРаздел 6 ТК РФ
График отпусковст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договорыст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточкиУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказыУнифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжкист. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышейПостановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времениУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договорРаздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный деньст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производствомст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственностист. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой или иной тайнеСоответствующие Федеральные законы
Положение об аттестациях (если они проводятся)ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Ответственность за неправильное ведение кадрового учета

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

  • Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль. 
  • Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет. 

Сколько стоит ведение кадрового учета?

Стоимость ведения кадрового учета складывается из следующих факторов:

  • конкретный перечень услуг;
  • количество сотрудников;
  • организация учета с нуля или ведение уже организованного учета.

Приглашаем обращаться за ведением кадрового учета к нам! Многолетний опыт позволяет нашим сотрудникам оперативно организовывать учет, понимать все особенности делопроизводства и наиболее эффективно выстраивать процессы. Вникнув в особенности вашей организации, мы предложим оптимальное решение!

С чего начать?

Начать сотрудничество очень просто — свяжитесь с нами любым удобным способом или заполните форму обратной связи, чтобы получить первичную консультацию. После того, как все моменты будут согласованы, мы заключаем договор на ведение кадрового учета и приступаем к работе. 

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://programs93.ru/articles/porjadok-vedenija-kadrovogo-ucheta-na-predprijatii/

Кадровое делопроизводство с нуля

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров. Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2021.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Новые требования к кадровому учету от 2021 года

В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Ведение кадрового учёта и документооборота в ИП и ООО с нуля пошагово

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату.

Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот.

Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального.

ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть.

ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Название законодательного акта
и дата его утверждения
Характеристика документа с точки зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001)Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69).Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР).Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ).Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50).Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558).Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.

Источник: https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.